Di A. Mordenti

Il convegno di studi promosso dalla Deputazione di Storia patria per le Marche sul tema Archivi e archivistica nelle Marche1 nel proporre un ventaglio di argomenti molto ampio e articolato responsabilizza a fornire, per la nostra regione, i materiali per una storia concreta della disciplina archivistica, non solo nei principi teorici e nella didattica, ma nell'effettualità operativa degli istituti e delle strutture a cui è ed è stata affidata la conservazione, la gestione e la promozione del materiale documentario, una fonte peculiare e determinante del lavoro storiografico e culturale.
Cerchiamo pertanto, nel modo più sintetico e chiaro possibile di fornire il maggior numero di dati sulla esistenza, vicende e problemi della specifica realtà di un istituto, nella sua storia interna, o cronaca, se vogliamo, di un farsi, diacronicamente ripercorso, in una particolare realtà locale, all'interno ovviamente di una complessiva situazione esistente dell'organizzazione archivistica nel nostro paese2. Un identikit dunque e insieme un diario di viaggio.
Altri ha scritto in passato in merito all'Archivio di Stato di Ancona e, come ci serviremo di tali testi, rinviamo ad essi il lettore, limitandoci ad affermarne l'indispensabilità per ogni approccio che ci si prefigga al tema.3 Ometteremo ogni considerazione e valutazione sull'attuale momento politico culturale che riverbera sulla amministrazione archivistica (generale situazione economica e priorità delle scelte, problemi circa le risorse e i costi dell'amministrazione pubblica, privatizzazioni e doppio binario privato/pubblico nella gestione del patrimonio culturale, ultime novità legislative come il T.U. sui beni culturali, vantaggi e svantaggi della professionalità tradizionale e di quella ipotizzata o auspicata per i nuovi Archivisti di Stato, informatizzazione, ecc.). Sono temi che richiedono una diversa prospettiva da quella prescelta.
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Con decreto del Duce del Fascismo, Capo del governo, Ministro per l'interno, datato 18 maggio 1941 a. XIX e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del Regno d'Italia n. 146 del successivo 24 giugno "è istituita a partire dal 1° luglio 1941 XIX nella città di Ancona la Sezione di Archivio di Stato per la conservazione degli atti delle magistrature giudiziarie e delle amministrazioni statali della Provincia, nonché gli atti delle magistrature, amministrazioni ed enti morali diversi cessati".
In applicazione della legge 22 dicembre 1939, n. 2006, Nuovo ordinamento degli archivi del Regno, dell'art. 2 in particolare, Ancona, compresa nella tabella B annessa all'articolato la quale recava l'elenco delle previste sezioni, vedeva ufficialmente costituirsi l'istituto conservatore statale delle carte, da sempre auspicato da una "eletta minoranza" per usare parole di Emilio Re.
Le 74 sezioni indicate nella legge non si costituirono in tempi brevi e non solo per le conseguenze dello stato di guerra: con un doppio binario, alcune, specie nel meridione d'Italia esistevano già come Archivi provinciali di Stato (in base al R.D.22 settembre 1932 n.1391 e fino ad allora erano stati gli archivi provinciali di origine preunitaria) e confluirono nell'organizzazione archivistica statale; altre invece dovettero "partire da zero, cioè dalla raccolta del materiale e dalla ricerca stessa della propria sede" (Lodolini, p.7).
Il caso di Ancona fu diverso da entrambi: la Provincia di Ancona e lo Stato avevano stipulato una convenzione nel 1919 per la gestione nella città di un "Archivio provinciale" non previsto né compreso nelle normative archivistiche allora in vigore, con un unicum procedurale, il quale successivamente, anziché l'automatica applicazione della legge 2006/1939, richiese uno specifico provvedimento formale, appunto il decreto 1 luglio 1941 da cui abbiamo preso le mosse. Vediamo quale realtà era sottesa a queste determinazioni, per quali cause e con quali effetti.
2
Gli Archivi di Stato italiani postunitari hanno avuto origine o in un Archivio di Stato già esistente nelle città capitali delle dinastie e regimi precedenti l'Unificazione (quale ne sia la denominazione storica) ovvero (e questo vale per gli Istituti nel tempo costituiti come Archivi provinciali o Sezioni, nelle diverse denominazioni indicando in realtà uffici con le medesime competenze e strutture presenti negli archivi denominati "di Stato") in un archivio generale governativo o in un vasto patrimonio documentale costituito dalla concentrazione in un archivio di governo centrale degli innumerevoli fondi, addirittura di molti interi archivi, provenienti da magistrature e uffici diversi, e in tutti questi casi con la presenza delle diverse serie di atti ascrivibili alle grandi partizioni empirico/teoriche di sezione (nel senso di partizione interna o settore, nel linguaggio usuale della prassi e della teoria) amministrativa, giudiziaria, notarile. Tutte carte sulle quali, e spesso da molto tempo, agiva e interveniva personale professionalizzato e dedicato, appunto gli archivisti di Stato.
Quale dunque la situazione anconitana che si trovava in atto quando, anno 1919 come detto sopra, Stato e Provincia di Ancona convenivano l'istituzione di un archivio "provinciale"?
In realtà questa etichetta non veniva apposta né a un archivio dinastico, né a un archivio generale governativo, né a un archivio di concentrazione, ma semplicemente a un fondo, di media consistenza, prodotto in un passato abbastanza prossimo (il secolo XIX, da Napoleone all'Unità) da una magistratura statale periferica, di governo locale, la Prefettura dipartimentale del Regno Italico, poi, con la Restaurazione, la Delegazione apostolica succedutagli, e, nel cinquantennio successivo, mutata talvolta e temporaneamente, nelle diverse vicende politico militari, di estensione territoriale della propria competenza oppure di nome, ma in sostanza non di competenze e struttura, neppure, come spesso accade, nel personale impiegato: un fondo dunque relativo all'amministrazione del territorio di una provincia, fondo che aveva già subìto innumerevoli traversie, la cui conoscenza ci sembra istruttiva.
3
Nel 1860, in Ancona era insediato il Regio Commissario generale straordinario per le province delle Marche, Lorenzo Valerio, subentrante alle cessate autorità pontificie con il compito di organizzare il nuovo governo locale ed inserire i territori annessi nella struttura statale sabauda. Nelle mani dei vincitori l'archivio del Delegato apostolico, che aveva conservato le carte della cessata amministrazione dipartimentale napoleonica, restava presumibilmente nel Palazzo di governo, venendo di fatto preso in consegna dalla nuova Prefettura, istallatavisi all'atto della conclusione del Commissariato Valerio.
Tutte le documentazioni finanziarie rimanevano ai subentranti Intendenti, le carte giudiziarie agli uffici giurisdizionali, civili, penali e commerciali, materialmente nelle rispettive sedi.
L'interesse alle carte "delegatizie" venne presto meno, nella nuova burocrazia prefettizia, per quanto potesse venir riferito all'utilizzo pratico, a considerarle cioè " archivio corrente" o "vivo": sotto il profilo dell'interesse culturale rientravano, per la verità, nella pur generica previsione di tutela demandata al momento alla Commissione per la conservazione dei monumenti storici e letterari, istituita quest'ultima dal Valerio con proprio decreto n. 311, il 3 novembre 1860, "considerando che ad un Governo ispirato da Re Vittorio Emanuele non può essere estraneo nulla di ciò che tocca l'onor nazionale" come si legge nel testo; testo che esplicitamente indicava nel primo articolo, "per la loro conservazione", anche "manoscritti" e "archivi", dunque materiali e sedi di interesse documentario, ma più nell'ottica collezionistico-antiquariale che con una chiara visione archivistica delle relative problematiche4. Che erano poi quelle di sedi idonee di conservazione, di soggetti responsabili della custodia e gestione, di ordinamento e inventariazione, di accesso, di coordinamento nella tutela.
Purtroppo l'attività della Commissione è solo frammentariamente conosciuta, e soprattutto attraverso quanto lasciato scritto da Carisio Ciavarini (Collezione, Introduzioni ai singoli volumi), che vi fu cooptato e ne divenne segretario, stante che proprio anche l'archivio della Commissione, poi assorbita in strutture museali nascenti e in uffici della pubblica istruzione dell'amministrazione unitaria, e così cessata per esaurimento dei propri compiti, in parte assunti da altri, risulta ben presto disperso e perduto. È uno dei tanti piani che sollecitano ad approfondimenti, purtroppo inevitabilmente da non poter condurre in questa sede.
Di fatto la Prefettura trasferì già nel 1863, perdendone quindi il diretto controllo, il fondo "delegatizio" in locali del soppresso monastero di Santa Palazia, che più tardi sarebbe stato adibito a stabilimento carcerario. Nella stessa sede confluirono le carte pervenute all'Intendenza di finanza, poi in tutto o in parte richiamate presso la sede di quell'ufficio (dove?) dieci anni dopo, tra 1872 e 1873, presumibilmente anche perché emerse necessità operative dei relativi servizi. Nel 1875 un complesso di circa 13.000 pezzi risultava esistente presso l'Intendenza (Notizie, p.178), ma era ormai in atto una serie di scarti, perdite, alienazioni per il macero, che ne avrebbero falcidiato la consistenza (Lodolini, pp. 18-28,72).
Intanto il "Delegatizio", non senza i danni dell'abbandono e dell'insicurezza, restava fino al 1880 a Santa Palazia per esserne allora trasferito nelle vicinanze della sede dell'Amministrazione provinciale, la quale sembrava intenzionata a prendersene cura stabilmente, in magazzini forse della contigua caserma dei Carabinieri e veniva affidato finalmente a un custode (un impiegato archivista?)5. Dopo una giacenza di un quinquennio però veniva formalmente riconsegnato alla Prefettura e materialmente trasferito, disordinatamente, nel 1885, nelle soffitte del Palazzo di Giustizia, costruito su progetto dell'architetto Benedetti dall'Amministrazione provinciale nei pressi della Chiesa dei Santi Cosma e Damiano e da poco inaugurato. Assegnato ad altri compiti il custode (secondo Lodolini, p. 30: "la Provincia licenziò l'archivista") l'archivio rimaneva di nuovo abbandonato a se stesso e chiuso, le chiavi tornavano alla Prefettura. Cessava dunque per il momento l'interesse dell'Amministrazione provinciale alle carte.
Nello stesso palazzo erano confluiti gli archivi giudiziari del passato recente e remoto, ne abbiamo informazioni imprecise e per lo più incontrollabili, in cui è ricorrente la notizia di perdite e sottrazioni, la lamentela di scarsità di idonei spazi e di inesistente personale addetto, costante la sequela di spostamenti da un piano all'altro, dai sottotetti alle cantine, di parti del complesso documentario, che nel 1875 risultava assommare a circa 8.000 unità (Notizie, p. 177).
Torniamo al "Delegatizio" che continua per un notevole lasso di tempo ad essere l'unico archivio statale di cui può, almeno nelle grandi linee, seguirsi la vicenda, e che finisce (benché, ripetiamo, non si tratti che di un fondo notevole, ma pur sempre soltanto un fondo, più alcune piccole serie nel frattempo aggregate, come le carte del commissariato Valerio) con l'essere identificato con il contenuto di quell'"archivio di Stato" di cui si comincia a chiedere l'istituzione. Esso, si ritiene, finirebbe col calamitare ed accorpare tutte quelle giacenze di carte, di cui chiaramente non si curano le amministrazioni e che i pochi cultori di storia oltre a qualche interessato alle problematiche culturali vedono di giorno in giorno passare dall'abbandono alla definitiva rovina totale o parziale.
È il panorama sconfortante che l'immagine del naufragio sintetizza perfettamente. La usa il Ciavarini, quando premette ai volumi della Collezione di documenti, che pubblica come curatore e, precipuamente, promotore dell'iniziativa, sconsolate prefazioni, veri e propri cahiers de doléance nei quali fa la storia delle distruzioni che va subendo il patrimonio documentario, ad esempio quelle operate dall'amministrazione finanziaria che annientano tutte le carte degli enti religiosi pervenute a seguito della soppressioni dell'asse ecclesiastico, e le stesse documentazioni fiscali dell'ancien régime6. L'abbiamo già usata recentemente noi più volte, quando si cerchi di delineare le traversie di una sia pur sommaria storia della documentazione anconitana.
Quegli uffici, che chiameremo "amministrazioni forti" e che si contraddistinguono per passare ricorrentemente dall'indifferenza alla insofferenza riguardo la conservazione della loro memoria cartacea storica, in primis l'amministrazione finanziaria, non sono un'eccezione. Come vedremo sinteticamente. L'alibi alle più drastiche decisioni è sempre la scarsità di spazi, l'accumulo ingombrante gli uffici, il danno all'efficienza, quando non valga a sanatoria generale l'accadimento di calamità, terremoti, alluvioni, incendi, stato di guerra. Corrisponde poi perfettamente a questo, la lontananza dell'amministrazione di vigilanza e controllo in campo archivistico, remotamente romana per lunghi decenni dopo l'Unità, amministrazione che nelle Marche troverà, se non subito efficienza ed efficacia, ma almeno l'esistenza sul territorio, soltanto negli anni del secondo dopoguerra7. Mancato interlocutore per le procedure di versamento (quando, e pochi, versamenti avvengono, in alternativa a scarti inconsulti, le carte vanno a Roma, per la competenza attribuita dalla normativa vigente a quell'Archivio di Stato, fino al 1919 e anche successivamente, a fronte dell'inesistenza di un capace contenitore che li accolga, come ad esempio i fondi citati in Lodolini p. 54) viene visto soltanto come il possibile autorizzatore di scarti e dismissioni il soggetto archivistico locale con cui confrontarsi. Abitudine comportamentale e psicologica presto saldamente radicatasi e, fino a qualche lustro fa, per nulla intaccata, nella compagine burocratica, di vertice o meno, emergente in tutti i rapporti anche con le subentrate strutture archivistiche statali.
Abbiamo più volte sottolineato il danno per l'ambiente culturale della città di Ancona dell'insufficiente tradizione e temperie, conseguenze di fattori diversi: nessuna sede storica universitaria (nessuna facoltà umanistica nemmeno dopo la proliferazione accademica dell'ultimo quarantennio); mancata vocazione della città a farsi metropoli per la regione; nessuna eredità umanistica, erudita, artistica qual'è quella voluta prodotta e garantita da una continuità e strumentalità politica attuatesi in altri luoghi attraverso il mecenatismo e la forza d'aggregazione della corte, dal medio evo alla fine dell'ancien régime, di una dinastia, signorile o principesca, assetto istituzionale sconosciuto invece alla città di Ancona.
Lo stesso ambiente ecclesiastico, in campo archivistico, sembra perfettamente consentaneo alle abitudini locali. Prima delle offese belliche o di altre calamità naturali incolpabili, non risulta particolarmente sentito il fascino delle antiche documentazioni, nemmeno presso la Curia, centro esemplare di quel particolare spirito consono e coerente con l'organizzazione religiosa, in cui, altrove, studi, antichità e archivi trovavano cultori e tradizione favorevole: così appare anche dalle pur prudenti pagine di uno storico locale, lui stesso ecclesiastico, del recente passato, dedicate al tema8.
Anche per gli archivi storici (antichi) degli enti locali territoriali non mancano per il passato gli eventi disastrosi (nel 1532 le carte e pergamene comunali vennero all'atto di una occupazione militare "gettate sparse ed abbrugiate fuora"e la rovina si ripetè negli eventi bellici 1943-1944 e loro strascichi, con la perdita pressoché totale delle documentazioni amministrative 1860-1945), ma accanto a quelli non mancano perdite e danni di routine per incuria o eliminazioni occasionali. La più significativa può dirsi la vicenda dell'archivio dell'amministrazione provinciale. Esso, mentre l'ente Provincia, che aveva in qualche modo recepito il "Delegatizio" negli anni '80 del sec.XIX e poi come vedremo assumeva, negli anni 1915-1919, tra i suoi compiti quello di dar vita a un "Archivio provinciale" gestendo il materiale statale che il "Delegatizio" costituiva, successivamente (1937) mandò al macero in toto il proprio materiale archivistico, testimonianza della vita dell'ente locale Provincia, dell'intero periodo 1834-1890 per un totale di oltre mille contenitori. Né in quell'occasione, né mai si parlò positivamente di conservarlo, assieme appunto al "Delegatizio". (Lodolini, pp. 70-71).
Abbastanza ricorrente è invece, sia pure a grandi intervalli di tempo, ma sempre frustrata dalla insufficienza recettiva dello spazio disponibile, la ipotesi, caldeggiata anche dall'amministrazione archivistica centrale, di aggregare l'archivio comunale al tuttora esiguo nucleo di carte amministrative costituito dal "Delegatizio". Sarà soltanto dopo il 1970 che carte comunali confluiranno nell'Archivio di Stato di Ancona9.
Paradossalmente è altrettanto ricorrente il suggerimento, a fronte delle carenze recettive della sede nel palazzo di giustizia, di accogliere fondi statali presso l'archivio storico comunale, a sua volta in difficoltà quanto a spazi e suppellettile (scaffali) disponibili! (Lodolini, p. 55).
Nel 1919 dunque andava a conclusione, a seguito di una iniziativa rallentata dagli anni di guerra e d'immediato dopoguerra, ma continuata dal 1915, soprattutto per l'impegno personale profuso dal Presidente della Deputazione provinciale, Pompeo Baldoni, che si era prefisso la soluzione del problema di un archivio pubblico nella città di Ancona come uno dei punti salienti dell'immediata attività dell'ente di cui era al vertice, un accordo di due soggetti, tra i quali era fino ad allora rimbalzato il provvedere - diciamo così - alle carte.
Essi erano la Provincia e la Prefettura quale formale responsabile di un complesso di documenti (più che altro la Prefettura deteneva le chiavi di un magazzino appartenente alla Provincia ove giaceva il materiale che sappiamo), ma soprattutto in rappresentanza del Ministero dell'interno, e dunque dell'amministrazione archivistica. Quest'ultima dietro parere positivo del soprintendente all'Archivio di Stato di Roma, recepito dalla giunta del Consiglio per gli Archivi del regno, accoglieva la proposta della Deputazione provinciale "per l'affidamento in deposito temporaneo", con un disciplinare modellato sui regolamenti vigenti per gli istituti archivistici statali. La convenzione relativa, sottoscritta il 19 maggio, affidava a Palermo Giangiacomi, "nella qualità di archivista-economo provvisorio", gli atti e i locali che li contenevano.
Ma anche questa volta gli auspici furono ben distanti da una soddisfacente realizzazione.
Palermo Giangiacomi, che aveva propugnato attivamente l'iniziativa poi fatta propria da Baldoni, nato nel 1877, singolare figura di autodidatta, poligrafo, poeta dialettale, pubblicista, storico municipale, giunto agli studi da una giovinezza operaia e di volontariato garibaldino, non mancava di intelligenza, vocazione, entusiasmo, quali potessero essere i limiti della sua cultura e capacità archivistica, e con lui, finalmente, era definito un soggetto preciso che operasse per l'istituto varato, se non un "Direttore" (in merito la convenzione era eloquente!) almeno un "archivista" dal preciso incarico. Purtroppo, se pure, come è solito, ovviamente da "provvisorio" fu poi per un ventennio stabile nell'incarico, egli ebbe assegnati come personale per il servizio un aiutante e un custode soltanto per il periodo 1919-1920, poi rimase solo, e anche con una diminuzione dell'indennità riconosciutagli inizialmente, essendo radicalmente mutati gli indirizzi della nuova amministrazione provinciale, succeduta alla presidenza Baldoni.
Uno dei mille casi, allora e oggi, dobbiamo rilevare, ove l'entusiasmo o l'interesse di singoli personaggi, esponenti di strutture non istituzionalmente dedicate o legate alla amministrazione archivistica, non dà che episodici e ingannevoli risultati e certezze.
La continuità professionale, in un apparato burocratico dedicato stabilmente, nel bene e nel male, mostra di garantire, nella prassi anche di routine cui inerisce, una durata e una efficacia, quale che ne sia l'efficienza, almeno minimale ma permanente.
Va aggiunto, per il nostro argomento, che dal 1911 il Giangiacomi era impiegato (come avventizio) della locale biblioteca civica, di cui proprio nel 1919 diveniva direttore. In essa si conservava, dal 1911, l'archivio storico comunale del quale Giangiacomi era instancabile consultatore. Le sedi dei due istituti non erano neppur vicinissime e certo gli interessi del bibliotecario finivano col prevalere, come d'altronde le incombenze, stante che anche alla biblioteca mancava il personale e per dirla con le sue stesse parole, Giangiacomi, in essa, per vari anni rimasto solo per la cancellazione del posto di aiutante assegnatogli, "dovette supplire a tutto…novello Giacomo Casella nella Torre di Monza"10.
Ad ogni modo egli mantenne entrambi gli incarichi fino alla morte (1939), prodigandosi nel possibile, anche per l'archivio storico "provinciale" affidatogli: ricevette alcuni minimi versamenti, tentò qualche riordinamento, non mancò di relazionare, sulle realtà di cui faceva difficile prova egli stesso, al centro romano dell'amministrazione archivistica, con rapporti periodici, che sono tuttora presso quegli uffici (Lodolini, p. 50 e 54) e che non sarebbe inutile rivisitare, come tutta la documentazione, attinente le questioni archivistiche anconitane e marchigiane, esistente agli atti negli uffici centrali romani. Ma, praticamente da solo o soltanto temporaneamente supportato dall'assegnazione di un dipendente di grado ausiliario, non poteva certo invertire quella situazione di cui anch'egli era vittima.
La sistemazione logistica dell'Istituto, che i danni del terremoto del 1930 al palazzo non peggiorarono sensibilmente, ma certo non migliorarono, costituì comunque nel tempo un vincolo gravissimo, soprattutto per la scarsa capienza, a fronte di quantitativi ancora notevolissimi di documentazione fuori dell'istituto stesso e da ricevere, per la poco funzionale suppellettile, oltre naturalmente per la mancanza di personale da utilizzare nella gestione e per aprire al pubblico, benché gli squallidi locali non adibiti a magazzino di per sè non contribuissero certo a creare una immagine positiva : la vita dell'archivio provinciale non potè che languire. Ancor più grave fu l'effetto - destinato a perdurare oltre il 1941, giacché l'istituto rimase costretto nella camicia di Nesso dello stesso contenitore, superficie e volume, fino al 1970 - di non offrire alternativa concreta di versamenti effettuabili a fronte degli scarti delle amministrazioni e di indurre gli stessi responsabili dell'istituto a cercare di crearsi qualche spazio all'interno, con scarti di materiale già recepito (se ne può scorrere la casistica in più luoghi delle accurate note di Elio Lodolini. Lodolini, passim e specie pp. 67-69).

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Abbiamo visto che le carte erano sopravvissute finora, in parte assai ridotta rispetto alla consistenza di quelle prodotte dai diversi uffici e magistrature, più che nel disinteresse nell'oblio, e fugaci momenti d'attenzione si erano risolti o in scarti massicci quanto inconsulti o in trasferimenti occasionali e in accatastamenti in depositi inidonei.
Parlare di accesso pubblico, di conoscenza o di utilizzo di esse restava persino incongruo con la reale situazione. La stessa sistemazione ultima nel palazzo degli uffici giudiziari era stata presa come "provvisoria" o temporanea.
Occorre a questo punto chiarire ancora qualcosa circa la sede di quello che con il 1919 era ormai l'archivio pubblico anconitano: i locali assegnati fino dal 1885, erano l'ultimo piano sottotetto e alcuni magazzini e cantine privi di finestre all'interno; vennero sostituiti a fine secolo (1896?) trasferendolo in altri spazi al piano terreno, man mano dotati di scaffali lignei, progressivamente occupati dalle carte, spazi che vengono in genere indicati come "locali lasciati liberi dalla Corte d'Assise" (così anche Lodolini, p. 33), dizione che fa pensare ad ampie aule, decorose, capienti.
Poiché con la ristrutturazione successiva al terremoto del 1972, il palazzo ha subito radicali modifiche e del plesso adibito ad Archivio provinciale e poi di Stato non è più esistente l'ubicazione e volumetria, è bene precisare e documentare quale sia stata la vera realtà, destinata a condizionare, come si è detto, pesantemente la vita dell'Istituto anconitano fino al 1970.
Si trattava in realtà di un lungo corridoio abbastanza largo, che portava a due stanze, ad alcuni contigui sgabuzzini, privi di finestre, e ad un locale magazzino dai soffitti altissimi, di circa 300 metri quadrati a forma di L rovesciata, attraversato in più punti da muri portanti, spazi tutti compresi nell'avancorpo centrale della facciata posteriore, volta a nord, dell'immobile.
Tali gli spazi, assegnati come locali accessori alla Corte, non utilizzati dal consesso e impegnati parzialmente come locali di sgombero e come archivio.
Nella immagine inedita, dovuta al fotografo Diotallevi, scattata pochi giorni prima dell'inaugurazione del palazzo (e che pubblichiamo per gentile concessione della Biblioteca privata Filippo M. Giochi) il piano terreno è coperto alla vista da un muro di cinta, che fu poi abbattuto con l'apertura di una strada, tuttora esistente, e la costruzione più tarda (1931-1933) della sede per la Questura, il cui impiazzamento occuperà il terreno vuoto visibile in basso nella foto.
Le sette finestre, che non si vedono, allo stesso livello di quelle dei corpi rientranti sui due lati, per potersi aprire ad altezza conveniente, rispettando il marcapiano della facciata, vennero a stare a circa due metri dal pavimento dei locali di cui ci occupiamo, essendo quest'ultimi parzialmente seminterrati. Il curioso che le esamini anche oggi, ancora colle inferriate originali, può farsi una chiara idea della loro funzionalità per dei depositi d'archivio e della loro idoneità sotto il profilo igienico per stanze d'ufficio e di lavoro.
Ma questi sono dettagli. La scarsa idoneità della dislocazione dei locali adibiti a depositi, e conseguentemente del loro arredo, scaffali lignei alti fino a cinque metri, emergono a colpo d'occhio confrontando l'antica planimetria ottocentesca con una seconda, (allegato di un pratica d'ufficio degli anni '60) che rispecchia la situazione così come giunta immodificata agli anni 1950-196411. Si accedeva all'ingresso, che si apriva in un corridoio interno, attraverso il cortile centrale della costruzione.
Comunque si trattava di uno spazio insufficiente a ricevere persino le stesse giacenze di carte giudiziarie nel palazzo12.
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Potremmo facilmente concludere che fino al 1939 una serie di situazioni oggettive, di vincoli esterni, di insufficienze faceva sì che la vita dell'Archivio non fosse che la vita di un fantasma.
Come è stato detto (Lodolini, p. 7), un cambio di targa fuori del portone nel 1919, un secondo nel 1941: niente di innovativo per la vita interna dell'Istituto. Non vi fu nemmeno la ventilata inaugurazione ufficiale del 1942, che difficilmente avrebbe potuto avere solennità nello scenario piuttosto squallido e sconfortante che abbiamo descritto13.
Lo stato di guerra era destinato a porre ulteriori ostacoli a un qualsiasi miglioramento.
Poiché riteniamo che il problema della sede sia il nodo centrale di tutte le vicende dell'istituto di cui ci occupiamo, ne tratteremo specificamente gli aspetti, fino alle soluzioni degli anni 1962-1970, l'una tentata ed abortita e una giunta a buon fine, col risultato della localizzazione e realizzazione dell'Istituto che, con incrementi e completamenti degli anni 1980 e seguenti, è tuttora quella ove esso vive.
Seguiremo ora le vicende dell'altro cardine di ogni realtà operativa organizzata, chiamiamolo risorse umane, oppure forza lavoro, o tout court con lemma burocratico dell'uso corrente e di tradizione: il personale.
Alla morte di Giangiacomi, l'Istituto si trovava nuovamente chiuso e temporaneamente il vice-segretario generale della Provincia Alfredo Moresi assumeva l'incarico di "conservatore" dell'archivio, indifferentemente indicato negli atti come "ex delegatizio" o "storico provinciale", in attesa di eventi.
I quali si concretizzarono, due anni dopo, con il decreto 18 maggio 1941 e, ancora un anno dopo, con il passaggio di consegne a un Reggente, nominato fuori dall'amministrazione degli Archivi di Stato nella persona di Raffaele Elia, conservatore del locale Archivio notarile distrettuale. Elia non fece in tempo che a mantenere la situazione come la riceveva con le fatidiche chiavi, nel mentre assunta "la custodia del materiale" come recita il verbale in data 10 giugno 1942, si rendeva "responsabile della sua conservazione".
L'anno dopo, infatti, reiterati terrificanti bombardamenti colpivano Ancona, successivamente la città veniva evacuata della popolazione civile, già in maggioranza fuggita e sfollata, e si giungeva con una città deserta presidiata dalle truppe germaniche, allo sfondamento del fronte da parte degli Alleati, nel 1944, al loro ingresso e alla ritirata tedesca.
L'archivio, come il palazzo di giustizia che lo ospitava, aveva subìto pochi danni dai pur violenti attacchi aerei sulla zona, fu pertanto occupato dalle truppe che affluivano e che, come in altre strutture rimaste in piedi, vi si acquartierarono, con l'ovvio risultato che buona parte delle carte venne "ridotta a un ammasso informe" (Lodolini, p. 58), forse per l'uso dei condizionamenti (cartelle cartonate ed altri contenitori) come combustibile per le stufe, o forse per farne giacigli a mo' di pagliericcio.
Nel 1946, dopo varie traversie, il reggente Elia, poteva di nuovo accedere ai locali rimasti liberi. I problemi della città erano immensi, certo quelli dell'archivio, come di tutti gli altri complessi documentari cittadini, non erano in primo piano. Comunque le perdite di documenti, come si potè successivamente accertare, erano state insignificanti, contrariamente a quanto avvenuto ad altre entità archivistiche cittadine, colpite dalle bombe o disperse per saccheggi, soprattutto alla ricerca di combustibile prima e poi di carta per il macero, essendo subito dopo il passaggio del fronte rivelatasi la carta una materia prima rara e ricercata.
Ancora un generale naufragio, nel quale, dal 1943 al 1945 scomparivano gli archivi fascisti, dopo il 25 luglio dispersi e bruciati col saccheggio della Federazione, come testimonia anche il ricordo che ne fece Davide Laiolo, allora in Ancona, funzionario nel Palazzo del Littorio (l'odierna sede comunale) che in quei frangenti sofferse la sua parabola di Voltaggabana; quelli della Prefettura (o gran parte di essi)14 giacché, anche se sfollati con gli uffici a Osimo, forse mai vi giunsero o ivi vennero fatti sparire; quelli comunali 1860-1943, abbandonati nel Palazzo degli Anziani (allora sede del municipio) sventrato dalle bombe; ed altri minori.
Se, motivatamente, visti gli avvenimenti di cui si è detto brevemente sopra, "sino al 1947 l'Archivio della Direzione dell'Archivio di Stato di Ancona è assai lacunoso" (Lodolini, p.58), non sono molte neppure le conoscenze che abbiamo sul come, in questo caso periferico e particolare, si sia rimessa in moto l'organizzazione archivistica statale, cui ormai faceva capo Ancona.
Il direttore reggente Elia non mancò di rendersi conto che senza personale e nella situazione esistente, ben poche possibilità vi erano di iniziare a funzionare per l'Istituto, ma almeno, giovandosi anche della posizione politica che veniva assumendo (sarebbe stato eletto nel 1948 senatore per la Democrazia Cristiana) iniziò a veicolare le necessità dell'Istituto in diversi modi, compreso il canale della stampa locale.
Sarebbe forse non inutile conoscere la documentazione in proposito degli uffici centrali ministeriali, che a loro volta si stavano riorganizzando e nei quali cresceva l'attenzione responsabile, anche per il naturale positivo contraccolpo della ripresa postbellica del Paese, ai problemi del territorio. Le disponibilità erano ovviamente limitate e la necessità d'interventi erano di contro diffuse quasi ovunque.
Elia cercò di risvegliare nell'opinione pubblica locale l'interesse alle carte cittadine e agli studi, non solo avvalendosi delle proprie conoscenze personali. Incidentalmente ricorderemo che l'unione personale che si realizzava, anche di conservatore dell'archivio notarile distrettuale, immediatamente necessitato a funzionare e inserito istituzionalmente anche nella vita pratica di una città pur semidistrutta e da ricostruire, consentì in tempi brevi di prevedere, preparare e condurre a buon fine il versamento della parte più antica degli atti notarili anconitani. Sfollato a Cupramontana il materiale notarile antico non subì che pochi danni in quella sede, in qualche volume si trovarono ancora anni dopo confitte schegge di granata, ma già nel 1950, il successore di Elia consegnava all'archivio di Stato circa 5000 pezzi.
Anche il settimanale cattolico Vita Marchigiana, nel numero del 2 giugno 1946, con un articolo, anonimo ma probabilmente di Elia che era direttore responsabile del periodico, intitolato "Uno studio storico sulle Marche", richiamava l'attenzione sulla Sezione di Archivio anconitana: "Questo importante istituto culturale, da molti ignorato, possiede una vasta raccolta di documenti di grande valore storico". Conclusasi ormai la parentesi bellica, l'articolista auspicava una immediata riapertura al pubblico e la ripresa dell'attività scientifica dell'Istituto. (Riportato da Sturba, p. 31)
In effetti le difficoltà resero problematica la ripresa: soltanto nel 1947 una minima dotazione di personale popolò finalmente l'archivio. L'impiegato d'ordine Carlo Accattatis venne, trasferito da Venezia, ad affrontare i problemi di riordinare e sistemare le carte. "Con certosina pazienza" (Lodolini, p. 58) ricostituì il condizionamento del "Delegatizio" con nuove buste e cartelle, ricollocandolo secondo la sistemazione del 1916, con l'aiuto di un usciere, Giovanni Madonna, assegnato nel dicembre 1946 e che sarebbe rimasto l'unico ausiliario dell'Istituto fino al 1958.
A sostituire Elia tra l'aprile e il dicembre 1948 fu incaricato della reggenza Accattatis, e finalmente con la successiva assegnazione di Girolamo Giuliani l'Istituto ebbe un direttore, appartenente alla carriera degli archivisti di Stato, purtroppo però non a tempo pieno e stabilmente. Giuliani infatti, che manteneva incarichi di servizio a Roma e per varie missioni sul territorio nazionale, era incaricato di essere presente in Ancona due soli giorni al mese. È noto che i pochi archivisti di Stato nei ruoli dell'amministrazione dovettero per vari anni giostrare tra sedi diverse, mansioni negli uffici centrali, direzioni "a scavalco", in tal modo venendo definite quelle conferite, con limitate presenze settimanali o mensili in sedi anche non vicinissime, come secondo e non preminente incarico15.
La situazione marchigiana e anconitana era conforme al quadro generale, accentuata dalla perifericità, dai collegamenti non ottimali, per la consistenza medio-piccola degli istituti e per la loro recente attivazione. (Mordenti, Appunti, specie p. 97).
Con presenze sempre più saltuarie, comunque il nuovo direttore rimase assegnato all'Istituto anconitano fino all'aprile 1952, potendo contare su tre dipendenti, il coadiutore Accattatis che gli subentrò come reggente, un impiegato avventizio "a ferma temporanea", poi stabilizzato in servizio fino al 1958, e l'unico usciere. Lo stesso Accattatis, benché non funzionario direttivo espletava attività ispettiva nella regione in merito ad archivi non statali, con incarichi saltuari conferiti dalla Soprintendenza romana competente per le Marche, e reggenze temporanee negli archivi di Stato. Nel 1958, si trovava contemporaneamente reggente dell'ufficio di Ancona, di quello di Pesaro (dal 1955) e ispettore della Soprintendenza con l'evidente ricaduta negativa sull'istituto anconitano, anche se quest'ultimo aveva intanto ottenuto un secondo impiegato d'ordine, e sulla continuità ed efficacia dell'attività gestionale e tecnico-scientifica.
Frattanto usciva nella Rassegna degli Archivi di Stato un articolo ove Giuliani ripresentava, a più di quarant'anni dalle notizie di Emilio Re, "i fondi dell'archivio di Stato di Ancona", poco più del solito "Delegatizio", aggiungendo sintetici riferimenti ai fondi pervenuti ultimamente (Giuliani, passim). Comunque cominciava ad uscire dal buio e dal silenzio il patrimonio documentario della città, e, implicitamente, la realtà della sua struttura archivistica statale.
Nel 1959 veniva assegnato ad Ancona il direttore Giovanni Spedale, anch'egli "a scavalco" da Bologna, quindi con presenze sporadiche, ed invece assorbenti incarichi altrove.
Del pari "a scavalco", ma proveniente dagli uffici romani, gli subentrava dal novembre 1962 Elio Lodolini, teorico dell'archivistica, docente della materia sia nelle scuole ministeriali che in ambito universitario, già attivo nelle Marche per compiti ispettivi e per aver diretto l'Archivio di Stato di Ascoli Piceno. Con la sua direzione la vicenda dell'istituto anconitano, ad un secolo dall'Unità, ebbe una svolta: malgrado l'oggettiva ridotta dimensione del patrimonio delle carte (Giuliani aveva definito quello di Ancona "archivio minore" e lo stesso Lodolini nel 1962 lo giudicava essere di "modestissima consistenza" - Lodolini, p. 74) il nuovo direttore ritenne che l'Archivio "sinora esistente quasi soltanto di nome" dovesse finalmente divenire una realtà operativa e si impegnò (vedremo con quali risultati, quando ritorneremo conclusivamente sul tema della sede), in ambito locale e presso il Ministero per raggiungere tale risultato.
Intanto giungeva con il D.P.R. n. 1409 del 30 settembre 1963 l'articolato di una nuova disciplina dell'amministrazione archivistica italiana, alla cui elaborazione, in sede ministeriale, anche lo stesso Lodolini, direttamente o indirettamente, aveva contribuito, in un dibattito nuovo e vivace che pochi anni dopo sarebbe ripreso sul più generale tema della tutela e gestione dei beni culturali. L'opinione pubblica nazionale scopriva allora una tematica nuova e, salva qualsiasi valutazione, che non è qui il luogo di approfondire, a generali visioni di innovazione e modernizzazione, si univa l'affiorare di una percezione più realistica dei problemi pratici e quotidiani. Uno dei quali certamente era l'adeguamento degli organici alle esigenze emergenti e ai fini prescelti.
Per la verità gli effetti non furono in periferia immediati, ma qualcosa, minimamente almeno, cominciò a migliorare: quando nel settembre 1964 Lodolini lasciava la direzione dell'Istituto anconitano, finalmente definito, secondo la nuova normativa, Archivio di Stato (per passare a dirigere la Soprintendenza archivistica per le Marche istituita il 15 novembre 1963, che ebbe sede negli stessi esigui locali dell'Archivio adibiti a uffici e sala di studio (!), cioè due stanze, condivise da due strutture con competenze diverse), si era giunti a un totale di cinque dipendenti, due impiegati esecutivi e un usciere assegnati all'archivio, due impiegati esecutivi attribuiti alla nuova struttura, sorta appunto in esecuzione della normativa del D.P.R. 1409. Tutti erano di recente assunzione, subentrati nel turn over ai predecessori, trasferiti o collocati in quiescenza, soprattutto in applicazione di norme in favore di orfani di guerra, profughi ed altre categorie assimilate, norme che consentivano la cosiddetta assunzione diretta, in un periodo in cui ancora i meccanismi concorsuali non avevano luogo in modo sufficiente per fronteggiare le carenze d'organico, purtroppo tradizionali, dell'amministrazione archivistica.
A Lodolini subentrava fino al luglio 1965, il direttore Angelo Aromando, il primo funzionario di carriera direttiva ad essere residente nella sede di Ancona, quindi presente con continuità. Fu peraltro una direzione piuttosto breve. Dal primo agosto 1965 veniva nominato, provenendo dall'Archivio di Catanzaro che aveva diretto per vari anni, Lucio Lume.
Della direzione Lume, decisiva per molti versi per la vita interna ed esterna dell'Istituto, ci occuperemo nell'ultima parte dedicata specificamente alle sede: sia consentito qui a chi scrive di ricordare come un incontro fortunato e proficuo, quello che egli stesso ebbe, funzionario di prima nomina, assegnato all'archivio di Ancona nel 1966, con il pratico realismo e una semplicità intelligente nell'affrontare i problemi, privilegiando magari l' empirismo su tante aulicità della dottrina, che tale direzione manifestava, senza timore che il buon senso non venisse abbastanza apprezzato.
Ormai il personale disponibile anche se esiguo consentiva un lavoro su diversi piani. Tra il 1966 e il 1968 vennero assegnati tre funzionari della carriera direttiva alla sede di Ancona, due all'Archivio, uno alla Soprintendenza archivistica. Divenuto anche reggente della Soprintendenza nello stesso 1965, dopo che Lodolini fu richiamato a incarichi romani, Lucio Lume
intese utilizzare al massimo le sinergie consentitegli dalla contemporanea gestione dei due uffici. Quasi rivolgendosi un rimprovero, o comunque esprimendo una qualche recriminazione, egli stesso, recentemente, vi ha fatto riferimento: "trascurai quindi un po' - devo confessarlo - la mia contemporanea funzione di direttore dell'Archivio di Stato di Ancona e svolsi soprattutto attività di vigilanza" (Lume, Il gioco, p.103). Non spetta a noi né questo è il luogo per parlare ora dell'attività della Soprintendenza, diremo soltanto che l'attività di quell'ufficio, durante la gestione Lume, non solo mise in moto in tutta la regione riordinamenti e inventari di fondi non statali, segnatamente comunali, ma tolse dal dimenticatoio il patrimonio archivistico disseminato nel policentrismo regionale, interagendo con tutte le possibili strutture pubbliche e sollecitando i più diversi interlocutori culturali. Sotto il profilo tecnico archivistico mise i funzionari di cui potè disporre, anche quelli degli archivi di Stato della regione, a contatto con l'esperienza concreta delle carte più diverse e nelle situazioni e con le difficoltà amministrative della tutela riferita a enti pubblici, con i conseguenti complessi rapporti con ambienti fino ad allora appartati, distratti o ciecamente campanilisti: una palestra formativa ineguagliabile, specie per i giovani allora entrati in carriera, tra i quali chi scrive ha qui l'occasione di ricordare il collega di ormai lontani anni di lavoro comune, Giacomo Bandino Zenobi, più tardi passato alla docenza universitaria, immaturamente scomparso.
Per quello che riguarda l'Archivio di Stato basterebbe il fatto di essere riuscito, come vedremo, a realizzare una nuova sede per l'Istituto, e soprattutto una sede idonea pur nelle oggettive difficoltà, concretizzando in pochi anni una chimerica speranza irrealizzata per quasi un secolo, per farci correggere la troppo severa autocritica citata più sopra in un giudizio ben più che positivo sulla gestione Lume.
A Lume, passato a Roma a dirigere una divisione del Ministero, subentrò nell'agosto 1972 Giuseppa Giuliodori Gatella, che resse la direzione anconitana fino al luglio 1977: da tale data fino all'aprile 1979 Gian Galeazzo Scorza, dirigente della carriera degli archivisti di Stato, direttore dell'Archivio di Stato di Pesaro e delle dipendenti sezioni di Fano e Urbino, ebbe "a scavalco" anche la direzione in Ancona, e da maggio a settembre dello stesso anno gli succedette, sempre "a scavalco", ma da Roma, Paola Carucci, dirigente della carriera degli archivisti di Stato, con importanti compiti in seno all'Ufficio centrale per i beni archivistici, soprattutto nella redazione della Guida generale degli Archivi di Stato italiani in corso di realizzazione. Entrambi erano presenti, salvo occasionali emergenze o necessità, solo alcuni giorni al mese visti gli impegni già loro attribuiti.
Dall'ottobre 1979 fino al gennaio 2003 ha tenuto la direzione dell'archivio di Stato di Ancona il dirigente della carriera degli archivisti di stato Alessandro Mordenti, cui è subentrato, quale direttore reggente, Gianni Orlandi.
Collocato in quiescenza dal 16 settembre Orlandi, la reggenza dell'Istituto è passata a Mario Vinicio Biondi, Soprintendente Archivistico per le Marche in carica, e dal 1 novembre a Giovanna Giubbini proveniente dall'Archivio di Stato di Perugia.

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Il direttore Lodolini sfruttò al massimo le sue sia pur non frequentissime presenze in Ancona. Lavorò su due piani: quello "romano", cioè ministeriale, per ottenere - come rapidamente ottenne ( già nel 1962) - l'autorizzazione a risolvere una volta per tutte il problema della sede, o attraverso la locazione di un immobile idoneo, ovvero con la costruzione ad opera di terzi di una sede progettata ad hoc, sufficiente, funzionale, decorosa; quello locale per accertare in modo aggiornato la realtà dei fondi da ricevere, in funzione dei quali anche dimensionare razionalmente i nuovi spazi da acquisire, e predisporre altresì una logica agenda dei versamenti. Intraprese a tal fine e completò un censimento-inchiesta sulla base delle informazioni comunque esistenti agli atti nelle strutture archivistiche e con questionari rivolti agli uffici statali.
Va incidentalmente ricordato che, dal 1960, con la legge n. 1014 del 16 settembre, la normativa accollava all'amministrazione archivistica il canone di locazione in favore degli enti proprietari, nel caso dell'impiego di locali messi a disposizione da amministrazioni provinciali. Così si modificava quanto stabilito dalla legge n. 2006 del 22 dicembre 1939 che aveva attribuito alle Provincie le spese per le sedi occorrenti agli archivi di Stato, i quali, dunque anche in Ancona, ora divenivano inquilini.
Comunque il mercato immobiliare anconitano non offriva una congrua risposta alla domanda, tanto che Lodolini, di fronte a tante difficoltà di reperire spazi adatti e a costi locativi molto alti, puntò decisamente sulla costruzione di un immobile da adibire a sede di archivio di Stato, riuscendo a coinvolgere (1963-1964) gli amministratori provinciali in carica nel suo progetto (Lodolini, p. 132-133). Per il finanziamento del quale, la Provincia, stazione appaltante, avrebbe potuto avvalersi dei benefici della legge 19 luglio 1959, n. 550; un incentivo, mediante un contributo del 4% per il pagamento degli interessi passivi sui mutui accesi, a che gli enti locali costruissero sedi per archivi di Stato; un minimo risultato, certo, a fronte di ben altri pacchetti normativi per edilizia pubblica o sovvenzionata16. Il successo iniziale comunque sembrava ripetere l'esperienza positivamente conclusa ad Ascoli Piceno dallo stesso direttore Lodolini negli anni '5017.
L'ufficio tecnico provinciale effettuò la progettazione, con un risultato interessante quale modulo di edilizia archivistica, quanto a soluzioni tecniche e coerenza funzionale innovativo e di immagine certamente positiva, anche sotto il profilo urbanistico. L'area prescelta per la costruzione era compresa nella zona di espansione urbana indicata dall'allora vigente piano regolatore per la città di Ancona, a mezza quota del versante sud di una delle collinette indicate come Monte Marino. Questa zona, non eccessivamente distante dal centro storico e direzionale, ne era stata recentemente collegata con la costruzione di un raccordo diretto, la galleria chiamata "del Risorgimento".
Come era avvenuto per Ascoli Piceno, Lodolini riversò in una pubblicazione ufficiale degli archivi di Stato tutto il lavoro preparatorio e la descrizione del progetto, attendendosi, forse con eccessivo ottimismo, che l'iter delle procedure per la realizzazione tecnico - giuridica (approvazione del progetto, iscrizione in bilancio dell'impegno di spesa, accensione di mutui per il finanziamento, appalto, affidamento dei lavori) e poi operativa (costruzione ed attrezzatura dei locali, scaffalatura, ingresso dell'istituto negli stessi) seguissero sicuramente e sollecitamente. Nel volume dedicato alla nuova sede, al quale facciamo ricorrentemente rinvio in queste note, scriveva conclusivamente (1965): "L'Archivio di Stato di Ancona, sinora esistente quasi soltanto di nome, si avvia dunque a diventare un istituto effettivamente operante e a prendere il posto che ad esso compete" (Lodolini, p. 149).
Ma le cose non andarono esattamente come previsto. Quando il volume, nel 1968, uscì dalla tipografia, da tempo, come vedremo appresso, era già svanita ogni possibilità di attuazione del progetto in esso illustrato. Delle tre parti in cui si articolava il testo (Parte I: Gli archivi statali anconetani dal 1860 al 1962; parte II: Il censimento dei fondi archivistici 1963-1964; parte III: La progettazione della sede 1963-1964) le prime due restavano come utile fondamento storico-archivistico per ogni successivo lavoro teorico e sul campo relativo alle carte anconitane, ma la terza era diventata soltanto un libro dei sogni.
La direzione Lume ereditava quindi l'insostenibile stato di fatto che Lodolini aveva cercato di cambiare.
A parte la loro inadeguatezza, più volte sottolineata, a quasi un secolo dalla costruzione, ovviamente in muratura e con solai e tetti su travature, i locali disponibili erano giunti anche a un avanzato degrado strutturale e impiantistico. Dopo gli effetti, anche nascosti, del terremoto del 1931 e soprattutto degli spostamenti d'aria e vibrazioni prodotti dai bombardamenti 1943-1944, gli stessi muri maestri, in parte eretti con la tecnica detta "a sacco", mostravano allarmanti sintomi di insicurezza coinvolgendo i tetti e i solai di calpestio appoggiati su travi, sollecitati da forti carichi come è intuibile, e come drasticamente rivelò il dissesto generale seguìto al terremoto 1972.
Preoccupazioni per le carte, nel settore occupato dall'archivio di Stato, ma persino sotto il profilo igienico-sanitario. Da più parti le coperture dei tetti sovrastanti e in generale il deflusso delle acque piovane, rivelavano guasti e obsolescenze, che si manifestavano con casi acuti di cadute d'acqua dai soffitti, soprattutto in corrispondenza delle parti laterali del plesso, verso il cortile interno, dell'altezza di un solo piano. Tutti danni fronteggiati, non sempre tempestivamente, con manutenzioni parziali d'emergenza, e pertanto recidivanti e causa, con croniche infiltrazioni permanenti, di un costante altissimo indice d'umidità. Il deflusso delle acque luride dai piani superiori del palazzo, in buona parte canalizzate verso il lato nord, manifestava gravissime perdite, tanto da rendere inutilizzabili settori della scaffalatura perimetrale alle pareti (Lodolini, appendice di tavole, in particolare la n. 2). Il riscaldamento, limitato alla gloriosa stufa Becchi in terracotta, a legna, sostituita nel 1964 con un tipo a cherosene, chiaramente per ragioni di prudenza era utilizzabile nell'unica stanza non ospitante materiale cartaceo su scaffali, pomposamente indicata, nella planimetria che pubblichiamo a pagina 171, "Direttore archivio", in realtà dal 1964 stanza di lavoro di più persone e ospitante di volta in volta gli utenti esterni. Nessun impianto o dispositivo di segnalazione antincendio, solo estintori a mano in dotazione, per tacere di vie di fuga e simili. Vecchi impianti elettrici con fili "a treccia" a vista o, solo in parte, sottotraccia. Possiamo dire che le lamentele motivate di Lodolini e quelle che seguirono di Lume, nelle relazioni che possiamo leggere oggi, erano in fondo molto contenute!
Dopo qualche aggiunta di scaffali lignei ottenuta da Giuliani, era stato ineludibile scaffalare progressivamente, e finalmente con scaffalatura metallica standardizzata, dal 1965, ogni spazio libero, a partire dai corridoi, per fronteggiare versamenti d'urgenza (spesso etichettabili con un "salvare il salvabile!", che bene comprenderà il lettore che ci ha seguito fin qui) e le minime movimentazioni interne causate dagli inconvenienti di cui sopra.
Certo, se questo aveva praticamente saturato i locali, consentiva di cominciare a ricevere i primi (ma, et pour cause, i meno consistenti) archivi notarili. Evitando, è da notare, quegli incasellamenti nei pianetti fissi molto distanziati e profondi delle vecchie scaffalature lignee artigianali, già effettuati per necessità di spazio, col disporre sovrapposti orizzontalmente, in più pile una dietro l'altra, decine di grossi volumi antichi, col risultato che per i prelievi d'un solo volume si dovessero spostare tutti i volumi colmanti il "loculo" (si scusi la canonizzazione del lemma… gergale). E proprio per il notarile anconitano versato nel 1950 si era addivenuti forzatamente a tale perniciosa disposizione, di cui resta, oltre la memoria, fortunatamente solo una immagine fotografica quasi d'antiquariato (Lodolini, appendice di tavole, tav. 1: il fondale della prospettiva di magazzino nella foto).
Dalla metà degli anni '60 dunque, due uffici, paralleli ma distinti nei rispettivi compiti e servizi al pubblico, erano stipati, quanto al personale in organico ( otto unità in tutto), in due stanze ospitanti la pur minima suppellettile, tra cui (1967) la prima fotocopiatrice ad acidi ottenuta, la biblioteca, la "sala (!) di studio e consultazione" e ricevimento per il pubblico. Come parlare di ordinamenti o di lavoro sulle carte? Talvolta era necessario sistemare qualcuno nel corridoio d'ingresso…
Ma indubbiamente il problema più grave, chiudendo gli occhi su ogni aspetto (pur qualificante ed essenziale per fare uscire dal sonno e dalla non conoscenza un Istituto, di cui s'è visto il fort-leben) di decoro e d'immagine da proporre all'esterno e persino di minima abitabilità per l'organico disponibile, che, sempre auspicato, diveniva un problema esso stesso, era l'impossibilità di ricevere i versamenti, di trattare le carte, ordinamenti e inventariazioni, di tutelarle dal degrado.
La direzione Lume dovette prendere atto che l'amministrazione provinciale non riuscendo a ottenere i necessari finanziamenti dalla Cassa depositi e prestiti, non solo stava rinviando a un futuro imprecisato le decisioni operative per concretizzare il progetto elaborato d'intesa con la direzione Lodolini, ma cominciava a ventilare una diversa destinazione alla stessa area scelta per l'impiazzamento della erigenda sede. Si manifestava l'intento di costruirvi istituti scolastici, come poi avvenne anni dopo, e comunque, anche per l'alternarsi delle scelte politiche, anche di politica culturale, si sentiva il problema archivistico sempre più freddamente, come meno interessante e diretto. (Lume, La nuova, p. 776).
La direzione anconitana, come lo stesso Lume ebbe poi a riferire con sintetica cronistoria (Lume, ibidem), autorizzata in tal senso dalla Direzione generale, tornò a saggiare il libero mercato per giungere a una locazione passiva. Non fu praticabile la via dell'acquisto, che, come è palese con una pur minima conoscenza dei meccanismi del mercato immobiliare e del rapporto investimenti/spese correnti, sul lungo periodo sarebbe stata vantaggiosa per l'Amministrazione. Questo per la congenita presenza del tallone d'Achille, qual'era allora, e rimase in appresso, la carenza di una normativa specifica per l'edilizia archivistica da ottenere nel pullulare legislativo riguardante il settore urbanistico e delle costruzioni, problematica che in Italia non entrò mai veramente e costruttivamente tra i temi cardine di questa branca dei beni culturali.
La ricerca di offerte soddisfacenti fu all'inizio frustrata e frustrante, in una città ancora caratterizzata da problemi edilizi, urbanistici, di piano sui quali tutti non è qui possibile indugiare. Un primo minimo risultato fu l'acquisizione, 1967-1968, in fitto, nelle vicinanze della vecchia sede, di un appartamento, vetusto ma decoroso, per fronteggiare d'urgenza e in via temporanea le necessità più gravi. Tale risultato fu accolto con la soddisfazione di un primo traguardo intermedio raggiunto, preannunciante quello finale. Non erano finite le difficoltà anche se subito vi furono effetti positivi. Venne scaffalato con qualche centinaio di metri lineari di arredo metallico tutto lo spazio lasciato libero nei vecchi locali, potendo così accettare tempestivamente alcuni versamenti. La nuova sistemazione dei due uffici, Archivio e Sovrintendenza, attribuendo al primo il lato prospettante su Piazza Stamira del plesso acquisito, come può vedersi nella planimetria che pubblichiamo, consentiva di destinare la stanza più ampia a confortevole sala di studio e per le attività d'ordinamento, scelta premiata dall'incremento di utenti. Ma ora tale utenza e lavoro archivistico bisognava rifornirli con tempestività attingendo il materiale dai vecchi depositi. Fu provveduto con lodevole impegno di tutto il personale, ma chi scrive, che ne fu diretto testimone, vuole qui riconoscere all'unico ausiliario in servizio, Anselmo Moretti, di essersi sobbarcato, con particolare dedizione, alla parte più gravosa, del prelevamento dagli scaffali e del trasferimento delle carte da e per i depositi, talvolta con ripetuti andirivieni giornalieri.
Contemporaneamente la Direzione intensificava i contatti con il maggior numero possibile di interlocutori del mondo culturale cittadino, organizzando frequenti riunioni, che finalmente poteva ospitare, così ad esempio significativamente stabilendo uno stretto rapporto collaborativo con la Deputazione regionale di Storia patria, che più tardi avrebbe addirittura ospitato per diversi anni. Riunioni cui furono invitati a prendere parte tanto amministratori cittadini, quanto rappresentanti del Ministero, posti così a diretto contatto con le locali problematiche.
Intanto continuava la ricerca di una sede "definitiva", e finalmente cominciarono a presentarsi ipotesi concrete con l'incremento (dal 1968) dell'espansione edilizia periferica, in particolare in nuove zone, indicate dai piani regolatori come di "edilizia mista residenziale-artigianale o commerciale". Questo consentiva la ricerca sul mercato di plessi con cubature e volumetrie idonee a fungere da depositi d'archivio, unite ad appartamenti agevolmente adattabili dall'uso di civile abitazione a quello per uffici. Chi scrive ricorda ancora i sopralluoghi e gli incontri, per accertare e vagliare la realtà delle offerte che si raccoglievano, spesso illusorie o inadatte, negli immobili appena terminati e addirittura sui cantieri, del tutto particolare esperienza "archivistica" condivisa col direttore Lume e nella quale cercò di mettere a disposizione dell'ufficio, in quanto anconitano, la propria conoscenza, anche topografica, della realtà urbana .
Individuate finalmente un gruppo di offerte accettabili, a conclusione di un lungo iter burocratico, si giungeva il 1 ottobre 1969 alla stipula di un contratto con la proprietà Wilson Magistrelli, giudicata recare le condizioni più favorevoli, per la locazione, approvata dai controlli di legge, dell'edificio da utilizzare come sede degli istituti archivistici anconitani, Archivio e Sovrintendenza. La costruzione, situata in via Maggini, per gli anconitani la strada conosciuta come "salita del Pinocchio" in zona Palombare, consisteva in due piani di magazzini di deposito, sovrastati da due piani per uffici: la rispettiva superficie complessiva di metri quadrati 1500 e 500, in confronto alla sede, che si lasciava, consistente in meno di 500 metri quadrati complessivamente utilizzabili, potenzialmente poteva ospitare uno sviluppo lineare di almeno dieci chilometri di scaffalatura, a fronte dei precedenti 1.500 metri, e accogliere una sala di studio utilizzabile anche per mostre e conferenze di circa 150 metri quadrati, il laboratorio di legatoria e restauro attribuito dalla normativa del 1963 all'istituto, altri servizi, almeno otto stanze di lavoro, un sufficiente alloggio di servizio per un custode permanente. Consentiva pure di sistemare la Sovrintendenza in modo autonomo e decoroso, assegnandole un piano dell'edificio. Il salto di qualità della nuova sistemazione era indiscutibile.
Mentre ci si dotava dei primi contingenti di nuove scaffalature metalliche, l'immediato trasferimento, completato gradualmente nel periodo 1969-1970, si poteva effettuare non solo senza interrompere neppure un giorno la propria attività, ma anzi incrementandola con l'accogliemento di documentazioni fino ad allora …proibitive per la loro quantità; si disponevano più ragionevolmente i fondi già conservati; si otteneva un accrescimento dell'utenza.
Un aspetto non tanto positivo della soluzione adottata, poteva considerarsi l'ubicazione notevolmente distante dal centro storico, in una zona, come detto sopra, vocazionata ad attività di carattere assai diverso, attraversata da vie di notevole traffico d'ingresso ed uscita dalla città. La comparazione dei pro e dei contro dava comunque ragione alla scelta risolutiva, soprattutto considerata la capacità ricettiva e la struttura moderna (portata dei solai, antisismica, ecc.). Gli eventi che seguirono immediatamente, ne confermarono opportunità e giustezza.
Mentre si allestiva dunque la necessaria suppellettile, gradualmente scaffalando con componibili metallici i depositi, tra 1970 e 1971, si intensificava la campagna di acquisizione dei versamenti, indirizzandoli ai nuovi magazzini e si completava il trasferimento fondo per fondo di tutte le carte giacenti nella vecchia sede, che lasciavano così dopo quasi un secolo di non esaltante permanenza; si metteva immediatamente a disposizione dell'utenza l'intero archivio storico comunale, che perveniva in regime di deposito (Mordenti, L'inventario, pp. 76-77), e contemporaneamente consistenti archivi amministrativi e notarili.
Sarebbe dovuta seguire l'inaugurazione ufficiale ipotizzata d'intesa col superiore Ministero per la primavera 1972, ma evidentemente la storia dell'istituto anconitano non prevedeva questo crisma e stava invece per conoscere una nuova emergenza, destinata a incidere profondamente sulla vita cittadina e che avrebbe subito messo alla prova il nuovo immobile contenitore, comprovandone peraltro l'idoneità.
Tra l'inverno e l'estate 1972 si verificò infatti un drammatico evento sismico, costituito da forti scosse principali intervallate da sciami di scosse d'assestamento susseguitesi per mesi, che colpì Ancona e il suo territorio. La città sembrò tornare al periodo bellico. Esodo degli abitanti e un continuo susseguirsi di situazioni di inabitabilità e di inagibilità di immobili che colpì, in modo più o meno totale quasi tutte le sedi degli uffici pubblici, con sfollamenti e traslochi improvvisi e di fortuna delle strutture burocratiche e situazioni di rischio e/o di danno per molti dei loro archivi.
Prefettura, Direzione delle poste, numerosi uffici finanziari, museo archeologico, biblioteca civica, scuole si trovarono senza una sede e costretti a sgomberi forzati, che si estesero nel periodo successivo a quasi tutte le sistemazioni logistiche della burocrazia di un capoluogo di provincia e di regione, durante le conseguenti inevitabili fasi di restauro e spesso di ristrutturazione completa del patrimonio edilizio. Tra i casi più gravi il Palazzo di Giustizia, reso totalmente inagibile dal terremoto e sgomberato, quella cioè che fino a pochi mesi prima era la costruzione che ospitava l'archivio di Stato e che conteneva tuttora le carte di tutti gli uffici giudiziari.
La nuova sede di via Maggini degli istituti archivistici non subì praticamente alcun danno, data la struttura antisismica e la recentissima costruzione: così permise il funzionamento immediato e continuo e significò probabilmente la salvezza di complessi documentari, ricevuti poco prima del sisma, come l'archivio storico comunale pervenuto dalla Biblioteca Benincasa la cui sede fu dissestata e dichiarata inagibile (Mordenti, L'inventario, p. 76-77), e di altri, accettati d'urgenza, dopo i dissesti e l'evacuazione degli uffici detentori, come si vedrà. Fortuna volle altresì che il trasloco delle intere consistenze documentarie dell'archivio di Stato dalla sede in Palazzo di Giustizia, fosse, all'atto della crisi sismica 1972, già completamente concluso, preservando i fondi ivi conservati fino a poco tempo prima dai rischi dell'inaccesibilità a tempo indeterminato, dei trasferimenti ( e dove?), da tutte le precarietà dell' emergenza.
L'evento sismico ebbe effetti, conseguenze e contraccolpi a cascata e sul lungo periodo sulla situazione degli archivi della città di Ancona e suo territorio. Stato di fatto che si sarebbe riproposto con il successivo drammatico terremoto del 1997, che ha colpito duramente con l'Umbria la provincia di Macerata, specie il territorio camerte e nella provincia di Ancona, specie quello di Fabriano.
L'archivio di Stato di Ancona si trovò nel 1972 e nel periodo immediatamente successivo ad essere l'unico referente dotato di una certa disponibilità di spazi sicuri ove ricoverare le carte di molti uffici rimasti privi di sede, per sgomberi e trasferimenti a seguito della inagibilità dei fabbricati contenitori. Vennero allora ospitate, nei limiti del possibile in previsione di una giacenza temporanea, molto consistenti documentazioni, anche relativamente recenti, degli uffici sinistrati. Purtroppo i prelevamenti, trasferimenti e consegne all'Istituto avvennero prevalentemente ad opera di maestranze indifferenti e ignare di ogni cautela e procedura di trasferimento di archivi, maestranze in genere delle imprese edili intervenute sugli immobili per i puntellamenti, i transennamenti o, in un secondo tempo, le demolizioni e i cantieri di ristrutturazione. In tali modalità traumatiche pervennero carte dallo sgombero del Palazzo di giustizia, frammiste a materiale bibliografico di quegli uffici, raccolte di legislazione ecc.; dalla Prefettura;18 in modo molto consistente anche dagli uffici provinciali e regionali dei Ministeri del Lavoro e dell'Agricoltura e da uffici dell'amministrazione finanziaria in Jesi e Senigallia; da altri uffici ed enti in misura minore. Tra le dotazioni esterne ospitate, la biblioteca e l'archivio della Deputazione di Storia patria per le Marche, che, per vari anni, mantenne la sua sede presso l'Istituto archivistico.
Questa serie di ricoveri - che nei primi anni successivi consentì anche ad alcuni uffici un funzionamento meno avventuroso, per qualche tempo infatti le ricerche istruttorie o consultazioni di precedenti, il personale di certe strutture le effettuò venendo a servirsi delle carte ricoverate - certamente sovraccaricò l'Istituto archivistico di materiale, non solo spesso disordinato, ma che non tutto, e soltanto molto più tardi, sarebbe pervenuto per versamento. Inevitabilmente poi, la giacenza si prolungò indeterminatamente e solo oggi, dopo interventi di riordino accertamento e di inventariazione, effettuati da personale dell'Archivio, una parte delle giacenze è trasformata in acquisizione definitiva formalizzandone il versamento, come nel caso specifico di considerevoli fondi giudiziari, ad esempio di Tribunale e Corte d'Appello.
È impossibile in questa sede descrivere le interferenze succedutesi fra il settore dell'edilizia, le strutture burocratiche da riospitare, le procedure legislative d'intervento, tutte determinanti sui tempi necessari per la normalizzazione. Avvenne una specie di diaspora dal centro alle nuove periferie, ove si localizzarono diversi uffici ed a lungo, come quelli giudiziari che trovarono sistemazioni proprio in prossimità dell'Archivio di Stato, in zona Palombare, movimento che si invertì poi, riportandoli, in buona parte, nelle sedi ristrutturate o in altre nuove. Ovviamente tutte queste contingenze ebbero forte incidenza sulle valutazioni degli immobili sul mercato, indirizzando nel contempo, fenomeno poi accentuatosi dopo i danni al patrimonio edilizio pubblico e privato causati dalla frana che, nel 1982, cancellò un intero quartiere, l'espansione urbana sulla direttrice sud-est rispetto al centro storico. Opposta al mare e alla costa si delineava una città nuova, ben diversa e lontana diversi chilometri dall'antica forma urbis tra porto e colline. Nei quartieri frutto di questa recente urbanizzazione hanno trovato sede negli ultimi anni molti uffici pubblici oltre che interi rioni residenziali.

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A partire dalla fine degli anni '80 la direzione dell'Archivio di Stato di Ancona si impegnò ricorrentemente nel tentativo di acquisire una sede demaniale per l'istituto. Questo, pur essendo sostanzialmente buoni e positivi i rapporti con la proprietà ed essendosi nel corso di un rapporto di locazione protraentesi nel lungo periodo sempre alla fine risolti i fisiologici momenti di difficoltà o gli imprevisti delle vicende contrattuali con un locatore privato, rinnovi, innovazioni normative nel settore e simili, tutte sempre fortunatamente ricondotte al miglior risultato possibile per l'amministrazione.
Si riteneva infatti doveroso di tenere conto dei molti aspetti di una peculiare realtà quale in effetti manifesta un istituto archivistico, proiettati in futuro nel tempo, anche per evitare il ritorno delle deprecate situazioni di insicurezza, incertezza, inadeguatezza, purtroppo caratterizzanti il passato. Sostanzialmente, in proiezione diversa, le preoccupazioni e le previsioni degli incrementi futuri di fondi ricevibili e delle funzioni ed esigenze emergenti; per cui, ove possibile, si potenziava la disponibilità di spazio, coll'acquisire ulteriori unità edilizie, concordando in questa decisione il superiore Ministero. Due vie diverse, per un'unica strategia di lungo periodo: quella di garantire la vita dell'istituto nel migliore dei modi.
Le difficoltà di innovare drasticamente la situazione, passando a una sistemazione a tempo indefinito in una sede di proprietà del Ministero o comunque dello Stato, non venivano sottovalutate, ivi compresi i problemi di un trasloco di tale ordine di grandezza e complessità. Ma non sfuggiva la considerazione di due elementi: non tanto la variabile, da tener comunque sempre presente, rappresentata da un futuro, nel quale i rinnovi contrattuali trovassero contraenti potenzialmente mutati nei soggetti o nella volontà o nella possibilità, quanto la valutazione dell'onere finanziario della locazione passiva, uno strumento di spesa corrente, cioè un non investimento, nella disciplina giuridica vigente delle locazioni destinata non certo a ridursi; unitamente alla percezione di prevedibili budget di spesa in futuro necessari per i costi derivanti dagli adeguamenti conseguenti a prescrizioni obbligatorie. In primis per gli adeguamenti strutturali, le attrezzature, i sistemi tecnologici previsti dalle normative di sicurezza, soprattutto antincendio, che sarebbero stati tutti interventi incorporati da immobili di proprietà altrui, non scorporabili, nè recuperabili in futuro. Non occorre, crediamo, dilungarsi oltre, di fronte a un problema di ovvia complessità e peso.
Non è possibile neppure seguire tutte le istruttorie dei tentativi effettuati. Furono considerate ipotesi diverse, caratterizzate dal prevedere plessi edilizi, sia pure in diversa situazione, ma ubicati nel centro storico, con lo scopo di approfittare della ricostruzione in atto, anche sull'onda della legislazione speciale intervenuta per fronteggiare le conseguenze del terremoto 1972, divenuta spesso trasformazione del tessuto urbano di Ancona, addirittura con progettazioni coinvolgenti interi quartieri o comparti di essi. Ed anche con lo scopo non secondario di inserire in modo definitivo l'istituto, convenientemente strutturato, nel cuore della città presso i centri direzionali, amministrativi, politici, degli enti locali e dell'ente Regione, e le emergenze culturali: il museo archeologico e la zona monumentale, le sedi scolastiche e universitarie, la biblioteca e pinacoteca civiche, le soprintendenze regionali del Ministero per i beni e le attività culturali, ecc.
Nessuno dei tentativi riuscì, malgrado talvolta si arrivasse anche a coinvolgere autorità e uffici teoricamente determinanti. Il Prefetto di Ancona, ad esempio, negli anni 1985-1988, sostenne l'opportunità di trasformare la
dismessa caserma Villarey, nel centro storico, a sede dell'Archivio di Stato
di Ancona e di una biblioteca Nazionale, e successivamente, di destinare
all'Archivio di Stato la prevista ristrutturazione di tutto il complesso della ex caserma Stamura, non lontana dalla Villarey. Non vi fu soluzione positiva, come non vi fu per l'ipotesi di inserire l'Archivio tra gli assegnatari utilizzatori della "cittadella della cultura" progettabile nella ricostruzione globale del comparto dell'ex convento di San Francesco alle Scale, impegnativo progetto urbanistico promosso dal Comune di Ancona, di concerto anche con la Soprintendenza ai beni architettonici statale, operazione di grande livello, ma purtroppo arenatasi per vari motivi e vincoli, non ultime le difficoltà per il finanziamento necessario, e a tutt'oggi ben lungi dalla realizzazione progettuale e operativa.
È impossibile in questa sede dilungarsi oltre, allargando inevitabilmente il discorso a considerazioni generali, tanto inerenti le procedure che gli aspetti urbanistici di una vicenda complessa, che, con la storia cittadina degli ultimi decenni, troverà la sua illustrazione altrove o per opera altrui. Sia consentito solo ricordare una proposta determinata degli anni tra il 1980 e il 1982: quella di ottenere, tramite l'acquisto da parte della Direzione per i beni architettonici del Ministero per i beni culturali, con il suo restauro, l'uso del palazzo gentilizio Nembrini-Gonzaga nella centralissima e monumentale piazza del Plebiscito, ipotesi architettonico-urbanistica, oltre che di tecnologia archivistica, veicolata dalla Soprintendenza per i beni architettonici delle Marche agli uffici centrali romani. Ma la pratica non ebbe corso, tanto che l'edificio, che era stato posto in vendita dai proprietari, venne acquistato da una società immobiliare. L'ipotesi aveva trovato anche una configurazione tecnica progettuale, almeno una prima progettazione propositiva accademica, nella tesi dell'architetto Marcello Manca, presso il Politecnico di Torino, relatori gli architetti Bruno e Ruggero, riflesso dell'interesse suscitato sul tema19. L'Archivio di Stato di Ancona, da parte sua, veicolò anche agli organi tecnici ministeriali il progetto Manca, multigrafandolo in proprio, con la premessa Una sede d'archivio in un centro storico: un progetto per Ancona. In effetti l'interesse del superiore ministero fu alquanto tiepido, e si concluse con una lettera del Direttore generale per i beni architettonici pro tempore, Triches, che si complimentava per un progetto non inutile per il futuro studio del problema. La stessa tirepidezza, in parte giustificata dai vincoli che abbiamo già ricordato inibenti una diretta politica edilizia all'amministrazione archivistica, si ebbe a riscontrare, fin dalle prime fasi dei progetti di riuso dei plessi un tempo caserme, da parte dei responsabili delle divisioni competenti ministeriali, che pur inviarono funzionari in sopralluogo.
Tuttora sono aperte, in attesa di una soluzione praticabile e della fattibilità progettuale, presso gli uffici competenti, le pratiche promosse dall'Archivio di Stato di Ancona al fine di ottenere per l'Istituto la soluzione "demaniale", nel quadro delle discipline normative che saranno al momento a regime, pratiche dunque in attesa, per ora, indeterminata.
Fu giocoforza quindi per la direzione, mentre il superiore ministero rinnovava periodicamente le locazioni passive in corso, provvedere all'acquisizione di locali, cogliendo favorevoli situazioni di disponibilità per cessazione d'altrui contratti o per ristrutturazioni di locali, che risultassero fornire spazi prossimi alla sede principale di via Maggini, utilizzabili come sedi accessorie soprattutto per ulteriori magazzini di deposito.
Così vennero fronteggiate le crescenti esigenze di spazio dei due istituti anconitani Archivio e Soprintendenza, che condivisero la sede centrale fino al 1982. Successivamente (1984) una parte di immobile locata per l'Archivio, in via dell'Agricoltura, angolo con via Maggini, a distanza di circa cento metri dalla sede centrale, fu assegnata dal Ministero alla Soprintendenza, mentre l'Archivio si provvedeva, sempre nel corso degli anni '80, di un immobile ristrutturato adiacente e contiguo alla sede di via Maggini, locato con due successive procedure contrattuali (1986 e 1992), che ha consentito l'allestimento (e l'immediato impiego) di ulteriori scaffalature e, dal 1993, di un compatto a movimentazione manuale, precedentemente ipotizzato per un utilizzo nell'Archivio di Stato di Parma, da dove, risultando incompatibile per ragioni logistiche con quella sede, dirottato poi su quella di Ancona. Ed inoltre, ha consentito ulteriori spazi, divenuti necessari per localizzare l'impiantistica e la tecnologia, messe in opera qualche anno dopo, dei sistemi di climatizzazione e antincendio della sede. I locali lasciati alla Soprintendenza, che vi ha trovato e tuttora vi mantiene prestigiosa sede, furono sostituiti, nello stesso immobile, rilevando (1987) appena dismessi da un istituto scolastico, trasferito in altra zona ed altro edificio, i locali, con ingressi indipendenti e libero accesso anche a mezzi di trasporto ingombranti, costituenti un intero piano della costruzione; spazio, quest'ultimo, completamente attrezzato negli anni '90 anche dei sistemi antincendio, utilizzato prevalentemente per depositi, ed oggi già in gran parte già saturo di accessioni nelle scaffalature installate, ma ricavando anche un locale ad uso degli utenti esterni o per attività didattiche, completato da adeguamenti per l'accesso e l'accoglienza a disabili, conforme alla vigente normativa.
Va ricordato che, istituita per decreto ministeriale nel 1973, fu ufficialmente aperta in Fabriano una sezione dell'archivio anconitano nel gennaio 1978 (Guida, p. 355); purtroppo in una sede provvisoria e, anche in questo caso, in locazione passiva. A nessun risultato erano approdate le assicurazioni date dal Comune durante la pratica per l'istituzione, localmente fortemente caldeggiata, ma, come ben presto accertato con deludente esperienza, assai strumentalmente; le assicurazioni, cioè, di poter fornire una idonea sede,
nella quale sarebbero dovute confluire anche le documentazioni municipali conservate nella locale biblioteca o ancora presso gli archivi di deposito degli uffici. Stante l'accertata inidoneità della sede iniziale, di fatto adattamento di un garage seminterrato, fu giocoforza ricercare locali più idonei, sul libero mercato ed anche con estenuanti trattative con l'ente locale, che prospettava di volta in volta parti di edifici in corso di restauro come assegnabili alla Sezione, puntualmente poi assegnati ad altri scopi o enti. Una nuova sede venne finalmente presa in fitto nel 1985 e così le esigue serie pervenute da uffici statali furono integrate con l'importante archivio notarile antico fabrianese, ricevuto dal notaio conservatore pro tempore nel 1986, immediatamente ordinato, inventariato e messo a disposizione del pubblico20, accogliendo poi ulteriori versamenti.
Non indugiamo ad alcuna considerazione in merito alla costituzione di tale sezione fabrianese. La sede è stata affidata solo dagli anni '80 a personale assegnato e residente a Fabriano, due unità, supportate quando necessario da dipendenti in missione da Ancona, da allora resa quindi costantemente accessibile all'utenza. Nell'ultimo decennio sono state effettuate tutte le installazioni di sistemi prescritti dalla normativa di sicurezza, segnatamente a difesa dagli incendi e a conclusione dei lavori, si è riordinata la documentazione conservata, sottoposta a trattamento integrale di spolveratura e disinfestazione. Purtroppo le ridotte dimensioni della sede non hanno consentito di ricevere le documentazioni, coinvolte nella inagibilità delle strutture che le conservavano, all'atto del sisma che ha colpito nel 1997 la zona, come la vicina regione umbra e nelle Marche la provincia maceratese: in particolare l'importante e molto consistente archivio comunale divenuto a tempo indeterminato del tutto inaccessibile.
È fuori luogo qui qualsiasi considerazione sull'opportunità di costituire Sezioni laddove non siano preventivamente realizzate tutte le condizioni di disponibilità capienza funzionalità efficacia e dotazione organica di personale, assieme a una effettiva volontà delle amministrazioni locali di apprestare, nei fatti, un unico polo archivistico, ma una riflessione è altrettanto ineludibile.
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Nel 1981 veniva pubblicato il primo volume della Guida generale degli archivi di Stato, contenente la voce Archivio di Stato di Ancona. In essa venivano descritti oltre una settantina di fondi, amministrativi, giudiziari, notarili, alcuni archivi privati, per complessivi pezzi archivistici 35.000, consistenza comprensiva di volumi, buste, filze, pacchi, registri, mazzi, e 1058 pergamene (Guida, pp. 339-356). Mentre non si può che rinviare alle singole indicazioni e descrizioni, e a quelle delle rispettive serie, aggiungeremo per una percezione più precisa, che tale materiale occupava oltre settemila metri lineari di scaffalatura.
Erano ben lontani ormai i tempi e le consistenze del passato: i meno di 4.000 pezzi del 1919 (Lodolini, p. 53) , i circa 8.000 del 1943, scesi per scarti interni ai circa 6.600 del 1947-48, gli 11.000 degli anni '50, i circa 15.000 degli anni '60 al momento della massima saturazione dei vecchi depositi.
L'"effetto nuova sede", ci si consenta l'espressione, era abbastanza evidente.
Questo patrimonio documentario era affidato a un personale composto complessivamente da una diecina di persone, comprese le due unità assegnate a Fabriano, in servizio presso quella Sezione. Dalle sei unità del 1968-71, ridotte a cinque nel '73, poi incrementate con la destinazione, in diversi momenti e con qualifiche diverse, alla sede di Ancona di qualche dipendente trasferito o assunto per concorso, fino a raggiungere la, per allora, cospicua consistenza della diecina, con l'ingresso nei ruoli degli assunti in applicazione della legge 1 giugno 1977, n. 285 sull'occupazione giovanile e successive norme integrative. La sede di Ancona, rispetto a massicce immissioni di personale che quest'ultima normativa consentì, soprattutto negli uffici del Mezzogiorno, ebbe assegnate soltanto quattro unità, ma che fortunatamente coprirono qualifiche, cioè professionalità e mansioni, nelle quali l'organico era carente, come avvenne ancora utilmente, qualche anno più tardi (1986) con la destinazione all'istituto di due unità della carriera ausiliaria, qualifica custodi, indubbiamente indispensabili alla gestione. L'arrivo di un restauratore, nel 1985, permise una attività interna del laboratorio di legatoria e restauro, completato con successivi allestimenti tra il 1971 e gli anni '80, in ossequio a quanto previsto dalle disposizioni del D.P.R. n. 1409 del 30 settembre 1963, ma purtroppo, per la mancata assegnazione di addetti professionali, impossibilitato a funzionare a regime. Fino al 1985 un restauratore privato era stato autorizzato dal Ministero ad eseguire lavori retribuiti per l'amministrazione archivistica utilizzando il laboratorio. Subentrò poi appunto, per trasferimento da altra sede, l'unico restauratore, che, peraltro, unico sarebbe rimasto a tutt'oggi, malgrado l'organico dell'Istituto prevedesse altri addetti, il quale benché da solo e impegnato da procedimenti seriali e a fasi necessariamente complesse dei trattamenti di risarcimento del materiale, che richiedono compresenza di addetti, anche per i tempi operativi delle varie tecniche e accorgimenti impiegati, riuscì a fronteggiare onorevolmente le necessità più impellenti e a portare avanti programmi sia pure dimensionati.
Anche questo, diremo di passaggio, uno degli aspetti, generalmente rilevabili per tutte le mansioni e le corrispondenti carriere, per i quali la gestione centralistica del personale, specie nei concorsi assunzioni destinazioni trasferimenti, il nessun margine d'autonomia per i responsabili periferici, tra vincoli legislativi, di bilancio e di equilibri sindacali, hanno penalizzato, e penalizzano, l'organizzazione e il funzionamento degli istituti minori. Minori soprattutto per il numero dei dipendenti, frazionato in diversi profili, per ognuno dei quali talvolta la copertura di unità lavorative è scarsa o insufficiente, persino del tutto assente, a fronte magari di assegnazioni di personale di carriere, ruolo e professionalità superflue.
La consistenza dell'organico, ovviamente considerata nelle medie di permanenza, espungendo le variazioni di minima durata per trasferimenti, in accrescimento o in diminuzione, scontato un minimo turn over, ha raggiunto un totale di venti unità in servizio a cavallo dell'anno 2000, oggi ridimensionate a quindici, sempre compresa la dotazione di due impiegati alla sezione di Fabriano.
Questo personale gestisce oggi una consistenza documentaria di oltre 70.000 pezzi archivistici, per uno sviluppo lineare di quasi 15.000 metri, ospitati da magazzini di deposito della superficie di circa 3.000 metri quadrati, con un insieme di uffici, spazi per l'utenza, impianti e servizi per ulteriori metri quadrati 1.000 circa. La sezione di Fabriano conserva circa 7.000 pezzi, per uno sviluppo lineare di 700 metri.
L'aggiornamento della Guida non mancherà di dare conto degli incrementi assommati dopo la pubblicazione nell'anno 1981 della voce Ancona, con le relative indicazioni e descrizioni.
Nell'arco di due decenni, oltre ai periodici accrescimenti dei fondi e delle serie già conservate, alle scadenze temporali dei rispettivi prescritti versamenti, sono pervenute numerose, importanti e consistenti documentazioni, come dicono chiaramente i nuovi totali complessivi.
Ci limiteremo ad alcune segnalazioni. L'Archivio di Stato di Ancona ha ormai accolto tutti gli archivi notarili di competenza, ad eccezione dell'archivio già mandamentale di Osimo e di quello di Castelplanio, rispettivamente di circa 1700 e 250 unità. Dei circa 19.000 pezzi risultanti dal censimento degli anni '60 (Lodolini, p. 93-109 e 120), circa 17.000 sono dunque ospitati nei depositi: tra gli altri sono stati ricevuti, dopo il 1981, gli importanti archivi notarili di Sassoferrato, Jesi, Senigallia, Fabriano, Monte San Vito, Ostra.
Tra i fondi amministrativi, sono state depositate o versate documentazioni del comune di Ancona, dell'Amministrazione provinciale di Ancona, compreso un consistente fondo relativo alla gestione economica dell'Ospedale neuropsichiatrico di Ancona, complessivamente migliaia di pezzi; del Catasto pontificio rustico e urbano pre-gregoriano anche esso consistente in migliaia di registri; documentazione delle Soprintendenze regionali archeologica e per i beni architettonici e il paesaggio, dell'Ispettorato dei Monopoli di Stato; della Manifattura tabacchi di Chiaravalle; materiale degli uffici del Ministero della Sanità e di quello della Pubblica istruzione, di istituti scolastici; atti del Commissariato del Governo nelle Marche all'atto della cessazione di tale organo; inoltre sono confluite carte giudiziarie dalle preture di Sassoferrato e Arcevia, l'archivio dell'Uditorato militare pontificio e del Tribunale militare territoriale di Ancona, i fondi dei Giudici conciliatori del circondario, a seguito della cessazione di tali uffici; atti della Viceprefettura di Fabriano e del Governo distrettuale di Fabriano; carte del servizio demanio e patrimonio dell'Intendenza di finanza di Ancona, per centinaia di buste; dalla Conservatoria dei registri immobiliari di Ancona sono pervenute altresì consistenti serie di registri, e dagli uffici distrettuali delle imposte dirette di Ancona, Fabriano, Senigallia e Jesi atti diversi . Per deposito o donazione sono pervenute carte private dell'antica famiglia Sturani di Ancona e documentazione relativa a personalità politiche della città o della regione (Carte Conti, Salmoni e Marinelli, queste ultime unitamente a una preziosa biblioteca scientifica entomologica ed apistica). Di altri complessi documentari è stata data notizia nelle pagine precedenti.
Un ulteriore pedissequo elenco sarebbe superfluo, occorre invece rilevare senza timore di ripetizioni, che le vicende avverse attraversate da molti complessi archivistici hanno spesso costretto a ricevere, a scanso di perdite totali, delle intere giacenze, spesso confuse o dove i tempi d'intervento venivano ad essere, come nel caso di uffici traslocanti in conseguenza degli eventi sismici con urgenze improcrastinabili e per risistemarsi in sedi di fortuna insufficienti ad accogliere i loro archivi, tempi talmente ristretti da impedire non solo procedure di scarto, ma persino precise ricognizioni. Questo comporterà necessariamente procedure di scarto interne all'Istituto, non appena enucleato quanto debba ritenersi ineliminabile. È purtroppo il costo di interventi, talvolta estremi, che spesso hanno evitato scomparse presunte e talvolta si sono dovuti arrendere alla forza maggiore (come nel caso di depositi accertati più o meno ordinati, ritrovati dopo poco tempo altrove, trasferiti senza preavviso, in totale confusione, come comprovano anche documentazioni fotografiche in atti dell'Archivio di Stato di Ancona).
Il materiale documentario, come l'assetto della suppellettile che lo ospita, è stato tutelato negli ultimi due lustri, con un complesso programma di installazione di sistemi protettivi richiesti dalla normativa contro i pericoli d'incendio e da altre disposizioni di legge. Contestualmente sono stati messi in opera impianti di climatizzazione e controllo dell'umidità. L'esecuzione tecnica ha comportato la presenza e la permanenza, nei diversi plessi delle sedi, di cantieri di lavoro anche per lunghi periodi, ridistribuzioni del materiale documentario e delle suppellettili che lo ospitano, razionalizzazioni interne. Tutte le evenienze sono state costantemente seguìte, i locali sono stati convenientemente presidiati e tenuti sotto controllo. Tutti i prescritti interventi sono stati condotti a termine, senza interrompere mai, (se non per una settimana, in considerazione di operazioni, in ipotesi cautelativa, suscettibili di causare rischi per l'utenza), il servizio al pubblico e l'accesso dei visitatori. A conclusione degli interventi, tutto il materiale è stato sottoposto a spolveratura e tutta la suppellettile a trattamenti disinfestanti. Evento epocale, quello della spolveratura totale, che le carte non avevano finora mai conosciuto.
Malgrado vincoli oggettivi quanto alla specifica formazione del personale, anche per limitatezza dei fondi dedicati nelle assegnazioni annuali, e per viscosità burocratiche, si è affrontato il percorso, certamente ancora alle mosse iniziali, dell'informatizzazione.
Sia pure attraverso complicate combinazioni degli orari di servizio e di lavoro e ripetute trattative sindacali, gli orari d'apertura al pubblico, come richiesto dalle direttive ministeriali, sono stati dilatati alla massima estensione compatibile con l'organico disponibile. Progetti di apertura straordinaria, anche in giorni festivi, hanno trovato realizzazione frequente.

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È inevitabile considerare un momento, come conclusione, che se è vero che un istituto archivistico come centro e riferimento di attività culturale, deve essere condiviso dalle istituzioni pubbliche del suo ambiente, ma ne deve condividere la realtà e l'attività, toccando la base sociale che le sostanzia, è altrettanto vero che questo circolo virtuoso va mantenuto costantemente con attenzione mirata. Altrimenti si verifica il circolo vizioso, che a fronte di "gestioni per inerzia" o a vere e proprie impossibilità di funzionare e di esistere, trova disinteresse e vuoto, per cui nessuna offerta allettante di fronte a una domanda praticamente inesistente si giustificano e si causano reciprocamente.
Al fine di stimolare e mantenere il circolo virtuoso, l'Archivio di Stato di Ancona ha cercato ogni possibile canale e occasione di valorizzazione di promozione culturale e di inserimento, collaborando costantemente con associazioni culturali, strutture pubbliche, enti locali, associazioni, accademie, società storiche e scientifiche, tra le quali, ad esempio, la Deputazione di Storia patria per le Marche, alla cui vita hanno partecipato e partecipano come soci i propri funzionari, pubblicando anche periodicamente contributi negli atti sociali, come peraltro in altre riviste e periodici; con le strutture scolastiche; con l' IRRSAE Marche; con l'Archivio della Santa Casa di Loreto, questo centro di universale interesse religioso, storico, artistico; con vari Comuni e con l'Amministrazione provinciale; con l'Ente regione; con istituti scolastici e circoli culturali; con l'Università e le associazioni professionali. Collaborazione concretizzata con iniziative comuni, convegni, pubblicazioni, didattica, consulenza, e naturalmente mantenuta con le altre strutture periferiche del Ministero per i beni culturali, in particolare con la Sovrintendenza archivistica.
In proprio l'Archivio ha proseguito per oltre un ventennio una attività editoriale specifica; ha realizzato mostre, conferenze, convegni e momenti di didattica archivistica21. In merito a quest'ultimo campo si può solo rammaricarsi di non avere mai ottenuto dal superiore Ministero l'autorizzazione a istituire una vera e propria scuola di archivistica paleografia e diplomatica nell'Istituto, specie in periodi in cui tali discipline, nell'ambito regionale, non trovavano neppure negli atenei l'effettuazione di singoli corsi. Scuola che avrebbe servito potenzialmente un ampio bacino d'utenza, nelle Marche e persino nell'Abruzzo e Romagna e sarebbe stato un determinante referente, non solo d'immagine, in una città capoluogo di regione, nei confronti delle strutture regionali stesse politiche e amministrative, oltre a formare con i più flessibili canali un rapporto permanente col mondo degli studi e delle professioni legate agli archivi.
In un momento quale è l'attuale, per gli istituti e per la stessa organizzazione archivistica, sono forse più le incertezze delle certezze, e i percorsi del futuro sembrano più che da indicare, tuttora da individuare. Ma per chi è sul punto di lasciare dopo quasi un quarantennio la propria attività negli archivi, l'augurio che l'Archivio di Stato di Ancona prosegua una vicenda sempre più positiva sembra ben confortato da fondamenti oggettivi.