Carta della qualità dei servizi 2011
MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA’ CULTURALI
PROFESSIONALITA’ E
COMPETENZA AL SERVIZIO DEI CITTADINI
CHE
COS’E’ LA CARTA DEI
SERVIZI
Essa
costituisce un vero e proprio “patto” con gli utenti, uno strumento di
comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi
offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni
assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso
forme di reclamo.
L’adozione
della Carta dei servizi negli istituti del Ministero per i Beni e le Attività Culturali
si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia
valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per
quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca,
l’organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti.
I
PRINCIPI
Nello
svolgimento della propria attività istituzionale l’Archivio di Stato di Pistoia
si ispira ai “principi fondamentali” contenuti nella Direttiva del Presidente
del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994:
- eguaglianza e imparzialità
I servizi
sono resi sulla base del principio dell’uguaglianza, garantendo un uguale
trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso,
lingua, religione, opinione politica.
L’Archivio
si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte
a facilitare l’accesso e la fruizione alle persone diversamente abili, agli
stranieri e agli individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale.
Gli strumenti
e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza
scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a
criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.
- continuità
La
struttura garantisce continuità e regolarità nell’erogazione dei servizi.
In caso
di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e
ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi.
- partecipazione
Quest’Archivio
di Stato promuove l’informazione sulle attività svolte e, nell’operare le
scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti
formulati dagli utenti, in forma singola o associata.
- efficienza ed efficacia
Il
direttore e lo staff dell’Archivio perseguono l’obiettivo del continuo
miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia del servizio, adottando le
soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionali allo scopo.
SEDE DELL’ISTITUTO
|
|
|
Direttore:
SANDRA MARSINI posta certificata: mbac-as-pt@mailcert.beniculturali.it |
L'Archivio
di Stato di Pistoia ha attualmente la sua sede nel centro storico di
Pistoia a due passi dalla Piazza del Duomo.
L'edificio,
di proprietà del Comune di Pistoia, risale alla prima metà del '700, quando si
volle dotare la città di una nuova fabbrica da adibire a ricovero per i poveri
e i pellegrini in sostituzione dell'Ospedale di Matteo detto anche del
Crocefisso della Morte. Venne costruito incorporando e demolendo alcune case di
proprietà della Pia Casa di Sapienza o da essa appositamente acquistate nei pressi
della vecchia Chiesa di S. Jacopo in Castellare. La vita del nuovo ospedale fu
breve dal momento che sotto Pietro Leopoldo, nel 1782, l'edificio venne
utilizzato per istituirvi le Scuole normali, dette appunto leopoldine, per
fanciulle povere. Agli inizi di questo secolo, subito dopo la prima guerra
mondiale, tornò ad essere temporaneamente utilizzato come ospedale militare, e
dal 1927, infine, il palazzo venne adibito a luogo dove concentrare gli
archivi civici.
Si
sta da alcuni anni cercando una soluzione perché l’Archivio statale pistoiese
possa avere non solo spazi più adeguati per i servizi rivolti al pubblico, gli
uffici e le attrezzature tecniche ma soprattutto perché possa avere locali di
deposito più grandi in grado di poter accogliere le importanti nuove
acquisizioni di materiale documentario che continuamente vengono offerte
all’Istituto. In un primo momento era stato individuato il complesso dell'ex
convento di San Lorenzo, vicino all'ospedale di Pistoia e non lontano dalla
sede attuale, successivamente si è presa in considerazione la possibilità di
utilizzare l'edificio del Convento della SS. Annunziata in via dei Baroni, di
proprietà dello Stato. L’intero stabile, già in uso al Demanio militare come
Caserma Gavinana, è infatti dal 2002 in uso governativo all’Archivio di Stato
di Pistoia ma necessita di importanti lavori di ristrutturazione.
PATRIMONIO DELL’ISTITUTO
L'Archivio
di Stato di Pistoia conserva i documenti, dall'età medievale all'unificazione,
dell'antico Comune di Pistoia e degli altri uffici pubblici e istituzioni che
governarono la città e il territorio limitrofo, comprendente allora gli attuali
comuni di Abetone, Agliana, Cutigliano, Lamporecchio, Larciano, Marliana,
Montale, Piteglio, Quarrata, Sambuca, San Marcello e Serravalle, oltre
naturalmente quello di Pistoia.
All'Archivio
è pervenuta inoltre la documentazione prodotta dagli organi locali dello Stato
unitario relativi all'ambito provinciale che dal 1928, dopo l'istituzione della
Provincia di Pistoia, comprende anche
Tra
gli altri archivi conservati si segnalano i fondi catastali con documenti dal
secolo XV alla prima metà del '900, quelli provenienti da numerosi istituti di
istruzione, assistenza e beneficenza, quelli degli enti laici e religiosi
soppressi alla fine del '700 da Pietro Leopoldo e quelli degli ospedali.
L'archivio dell'ospedale del Ceppo, poi degli Spedali riuniti, si segnala per
la consistenza e qualità delle carte conservate, comprese in un arco
cronologico che dal 1287 giunge fino agli anni '50 di questo secolo, con
documenti in pergamena, campioni di beni rurali e urbani, repertori dei
ricoverati.
Di
rilievo i fondi documentali di importanti famiglie pistoiesi.
Da ricordare inoltre che, nel 2005, Licio Gelli ha
donato alla sua città natale, depositandolo presso l’Archivio di Stato di
Pistoia, il suo archivio personale costituito da una notevole raccolta di
documenti, fotografie, stampe e pubblicazioni relativi soprattutto alla storia
nazionale contemporanea e a vari momenti della vita pubblica pistoiese, ma
anche testimonianze della sua vita privata, politica e di letterato. Tale
materiale, collocato nell’apposita sala a lui intestata, è consultabile su
appuntamento da concordare con il Funzionario Archivista addetto.
L'Archivio di Stato di Pistoia fa
parte del SIAS, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, che è un progetto
del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, Direzione Generale degli
Archivi, per permettere da qualunque postazione internet di accedere alla
descrizione del patrimonio documentario conservato nell’Istituto.
Come raggiungere
l’Istituto
|
Piazzetta Scuole Normali, 2 - 51100
Pistoia |
La sede dell’Archivio di Stato è raggiungibile, per
chi viene da fuori Pistoia:
·
con l’automobile :
dallo svincolo dell’autostrada FIRENZE-MARE A11, seguire il raccordo fino a
Pistoia ovest, girare per via Ciliegiole e, subito dopo il passaggio a livello
ferroviario, svoltare a destra per via Pertini da dove si seguono le
indicazioni che segnalano il “parcheggio Pertini”; dal parcheggio continuare a
piedi fino alla piazza Treviso, prendere via Atto Vannucci, proseguire per via
Cino; giunti in piazza Gavinana (detta “del globo”) svoltare a destra per via
Cavour e, al quinto isolato sulla sinistra, svoltare per via Roma; attraversare
la piazza del Duomo e continuare sempre diritto per via Bracciolini fino alla
piazza della Sapienza dove si trova
·
con il treno: dalla
piazza “Dante Alighieri” della stazione ferroviaria 1) o si prende l’autobus n. 10 che lascia in piazza del Carmine
da dove si deve prendere la direzione del muro di contenimento lungo il
perimetro del quale scorre via del Carmine e, appena a destra, la scalinata a
sdrucciolo sulla sinistra che porta direttamente nella piazzetta dell’Archivio;
2) o si prosegue a piedi, in avanti,
per via XX Settembre fino in piazza Treviso e da qui seguire le indicazioni che
si sono date nel paragrafo precedente
COMPITI DELL’ARCHIVIO DI STATO
L’Archivio
di Stato di Pistoia con
Ma
oltre alla tutela ed alla conservazione dei vari archivi,
denominati “fondi archivistici”, l’Istituto ha anche i compiti di:
·
riordino e inventariazione del materiale documentario attraverso la descrizione
sintetica o analitica di ogni singola unità, nel rispetto del principio di
integrità della serie per cui i documenti appartenenti ad un certo nucleo non
possono essere separati; si cerca di creare così per ogni fondo archivistico un
apposito strumento di consultazione, denominato “inventario”, in cui viene
indicata anche la “collocazione” della singola unità
·
ricerca storica, sia da parte del personale interno
che da parte di ricercatori, studiosi, utenti in genere che, avvalendosi degli
inventari relativi ai diversi fondi archivistici, possono consultare
liberamente (ad eccezione degli atti di natura privata per i quali vige una
diversa procedura) e gratuitamente i documenti che per il loro contenuto
oggettivo costituiscono, tra le altre cose, garanzia di certezza di diritto
·
fruizione diretta
tra gli utenti e il materiale documentario poichè, in quanto bene demaniale, è
patrimonio di tutta la collettività pistoiese
·
valorizzazione di questo
patrimonio documentario con mostre, convegni, attività di partecipazione a
manifestazioni culturali con altri Enti locali pistoiesi, ma anche
valorizzazione di tutte le attività culturali, artigianali o industriali che
caratterizzano la provincia di Pistoia
·
diffusione della conoscenza sia
promuovendo l’informazione sulle attività svolte dall’Istituto sia elaborando
progetti specifici di didattica, rivolti soprattutto alle scuole di ogni ordine e grado, atti a far
conoscere come si ricostruisce la storia attraverso le “fonti” originali
SERVIZI OFFERTI AGLI UTENTI
Sala studio
Il
principale servizio istituzionale che l’Archivio di Stato offre alla
collettività è il contatto diretto con il patrimonio storico documentale
pistoiese. Ciò avviene nella Sala di studio dove si è ammessi alla
consultazione del materiale in modo gratuito, senza distinzioni di cultura o di
nazionalità. Sono a disposizione degli studiosi gli elenchi di tutti i fondi
archivistici, conservati nell’Istituto, e gli inventari analitici o sommari dei
vari fondi, così da poter individuare ogni singolo documento (detto in gergo
“pezzo”). Sono liberamente consultabili anche cronologie, digesti giuridici,
dizionari delle principali lingue europee e pubblicazioni di facile
consultazione che possono rivelarsi un comodo aiuto per la ricostruzione
storica delle varie istituzioni locali.
Sala
di lettura
1)
visure catastali: Uno dei fondi documentali più consultati
presso l’Istituto pistoiese è l’archivio del “vecchio catasto” relativo
al territorio di Pistoia e della provincia (esclusa
2)
consultazione
leggi e concorsi: Gli
utenti possono consultare la versione cartacea delle seguenti serie della
Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana (GURI):
Biblioteca
Fotoriproduzione
E’
possibile avere le riproduzioni in fotocopia del materiale documentale,
conservato nell’Archivio e descritto qui di seguito, rivolgendosi direttamente
al personale dell'Istituto:
1)
documentazione
costituita da carte sciolte non manoscritte posteriori al 1800,
2)
provvedimenti legislativi o parte di essi,
3)
documenti catastali,
4)
pubblicazioni possedute dalla Biblioteca, con data di stampa posteriore al
1900.
E’
possibile altresì riprodurre, con
oculatezza e tenendo presente il regolamento affisso nelle sale o consultabile
on line, detto materiale con mezzi propri.
Ricerche per corrispondenza
E’ possibile avere informazioni qualificate
relativamente alla documentazione conservata anche per corrispondenza, sia per
motivi di studio che per motivi amministrativi
Rilascio copie autentiche per uso legale o amministrativo e attestati
Per la loro unicità i documenti dell’Archivio
costituiscono garanzia di certezza di diritto ed è quindi possibile richiedere
il rilascio di copie autentiche per motivi legali o amministrativi. E’ inoltre
possibile avere attestati relativi a lavori o compiti o studi effettuati per
conto o all’interno dell’Istituto
Sezione didattica
E’
un servizio strettamente legato alla missione educativa ed alla funzione di
studio dell’Archivio di Stato ed è rivolto a fasce di pubblico diversificate.
Si propongono progetti su temi specifici e ricerche documentarie anche in
accordo con le amministrazioni locali per scolaresche di ogni ordine e grado.
Si è altresì disponibili con dette amministrazioni e con enti pubblici o
privati ad elaborare insieme ulteriori percorsi didattici.
Eventi e manifestazioni culturali
Molte
le iniziative di promozione e divulgazione che vengono realizzate per lo più in
collaborazione con altre istituzioni culturali. Si cerca infatti di essere il
più possibile presenti sul territorio di tutta la provincia di Pistoia con
l’organizzazione di grandi eventi, come
I fruitori dei servizi sono invitati a seguire il regolamento, esposto
nelle varie sale, che riassume la normativa in vigore a cui l’Istituto per
primo si deve attenere e che tiene conto dei diritti del singolo utente ma anche della collettività.
IMPEGNI E STANDARD DI QUALITA’
ACCESSO
·
Regolarità e continuità del servizio
ORARIO DI APERTURA AL
PUBBLICO (per tutti i servizi):
lun., merc. e ven. ore 8,45-13,45
mart. e gio. ore 8,45-17,30
ORARIO DISTRIBUZIONE
DOCUMENTI E LIBRI:
SALA STUDIO e SALA LETTURA
(Catasto, Consultazione leggi):
lun., merc. e ven. ore 8,45-13,00
mart. e gio. ore 8,45-16,00
BIBLIOTECA:
lun., merc. e ven. ore 8,45-13,45
mart. e gio. ore 8,45-17,30
GIORNI DI
APERTURA AL PUBBLICO: tutti i giorni dal lunedì al venerdì ad eccezione delle
festività civili e religiose nazionali (aperti anche per il Santo Patrono)
Nel periodo estivo, in quello natalizio o in
altre occasioni eccezionali l’apertura delle Sale può essere limitata alle ore
antimeridiane. Le date precise di tali periodi vengono rese note almeno
quindici giorni prima con avvisi scritti distribuiti in Istituto e riportati su
l’home page del sito internet.
L’ingresso e ogni tipo di consultazione sono
gratuiti.
·
Accoglienza
PUNTO INFORMATIVO: nella Sala di lettura, posta al
secondo piano dell’edificio, il personale preposto spiega agli utenti le
modalità per la fruizione dei vari servizi, li accompagna in Sala di studio o
negli uffici competenti, li indirizza ai vari strumenti di consultazione e, una
volta espletati gli adempimenti di norma, consegna loro il materiale richiesto
per la ricerca.
Il Direttore dell’Istituto è comunque sempre
disponibile, soprattutto per ricerche più complesse.
MATERIALE INFORMATIVO: nella sala di studio sono a
disposizione degli utenti gli inventari e gli
elenchi dei vari fondi archivistici conservati presso l’Istituto; nella
pubblicazione Guida generale degli Archivi di Stato italiani, (di
quattro volumi complessivi), a cura del Ministero per i Beni Culturali e
Ambientali, Roma, 1981-1994, alle pp. 717-786 del terzo volume vengono elencati
cronologicamente e sintetizzati in modo scientifico tutti i fondi custoditi
nell’Istituto pistoiese (l’elenco dei fondi però è aggiornato solo fino al
1980). Si consigliano le informazioni on line seguenti.
INFORMAZIONI ON LINE:
1) www.archivi-sias.it, per avere l’elenco
aggiornato ma anche la descrizione analitica di tutti i fondi archivistici
italiani
2)
http://web.rete.toscana.it/castoreapp,
per accedere agevolmente alle mappe catastali di Pistoia e provincia
3)
http://biblio.comune.pistoia.it/easyweb/w2019/index.php?scelta=campi&&biblio=RT10LA&lang=
per consultare il catalogo completo della Biblioteca dell’Istituto
4)
http://www.archivi.beniculturali.it/ASPT/servfoto.html
per avere informazioni dettagliate sul servizio di fotoriproduzione
5)
http://www.archivi.beniculturali.it/ASPT/sala.html
per leggere il regolamento che disciplina il comportamento nelle sale di studio
e di lettura
6)
http://www.archivi.beniculturali.it/ASPT/biblioteca.html
per consultare il regolamento della Biblioteca
Altre banche dati dell’Amministrazione Archivistica:
http://siusa.archivi.beniculturali.it
“Sistema informativo unificato per le Soprintendenze Archivistiche”
ACCESSO PER PERSONE CON DISABILITA’: le persone con
disabilità possono consultare il materiale che interessa nella saletta posta al
piano terreno dell’Istituto. Possono altresì prenotare in anticipo tale
materiale anche telefonicamente, in modo che il personale addetto alla
vigilanza possa provvedere a far trovare sui tavoli della saletta il materiale
già pronto per la consultazione.
FRUIZIONE
·
Ampiezza
DISPONIBILITA’ DEL MATERIALE FRUIBILE:
Tutti i documenti conservati nell’Archivio sono
liberamente consultabili salvo che non siano in cattivo stato di conservazione
o al restauro o di difficile maneggevolezza; di questi è affisso l’elenco
aggiornato in sala studio. Fanno eccezione quelli coperti da riservatezza ai sensi della
vigente legislazione ed in particolare degli artt. 122-127 del Codice dei
beni culturali e del paesaggio (D. L.vo 22 gennaio 2004, n. 42), per i
quali la consultazione può essere autorizzata solo dal Ministero dell’Interno, previa domanda da indirizzare
direttamente all'Ufficio Territoriale del Governo di Pistoia, secondo la
procedura dettata dall'art. 123 del suddetto Codice e dell'art. 10 del Codice
di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali a scopi
storici.
CAPACITA’ RICETTIVA:
In Sala studio sono
disponibili n. 20 posti a sedere e 4 prese elettriche per PC portatili.
In Sala lettura n. 8
posti e 1 presa elettrica.
UNITA’ ARCHIVISTICHE FORNITE/RICHIEDIBILI AL GIORNO:
Sala di studio: per le
ricerche storiche possono
essere richieste fino a 6 unità archivistiche (registri, buste o filze), o 12,
se si tratta di documenti sciolti, al giorno. I pezzi vengono consegnati ai
richiedenti nello stesso giorno della richiesta, se effettuata entro le ore di
distribuzione previste, altrimenti il giorno successivo. Se la consultazione si
protrae per più giorni, i pezzi possono restare a disposizione degli utenti su
appositi scaffali di deposito. Si aspetta fino a quindici giorni dall'ultima
consultazione prima che i pezzi in deposito vengano rimessi a posto.
Sala lettura:
ogni
utente può richiedere, compilando il modulo n. 17, una visura catastale
completa al giorno e
non c’è un limite per la consultazione della Gazzetta Ufficiale.
Biblioteca: si
possono avere in lettura fino a n. 3 testate periodiche (per un massimo di n. 6
volumi) o n. 3 opere monografiche al giorno (per un totale complessivo di
massimo n. 6 volumi e compatibilmente col materiale documentale eventualmente
già richiesto in Sala studio)
Archivio Gelli: le unità archivistiche relative all“Archivio e collezione Licio Gelli”
vanno prenotate prendendo accordi direttamente con il Funzionario Archivista
addetto.
SERVIZIO
DI PRENOTAZIONE: per studiosi fuori sede, per persone con disabilità e per casi
particolari è possibile prenotare sia documenti archivistici che libri della
biblioteca interna prendendo accordi direttamente col personale addetto alle
Sale.
ATTESA
NEL CASO DI PRESA CONTINUA: dai 5 ai 20 minuti.
Il materiale archivistico è conservato tutto in sede e non ci sono
giorni di attesa.
·
Efficacia
della mediazione
ASSISTENZA
DI PERSONALE QUALIFICATO ALLA RICERCA: 70% dell’orario di apertura.
DISPONIBILITA’
DI STRUMENTI E SUSSIDI ALLA RICERCA: il 50% dei fondi archivistici conservati
nell’Istituto è dotato di strumenti analitici, quali gli inventari, l’altro 50%
di strumenti non analitici quali inventari sommari, elenchi di consistenza o di
versamento.
RIPRODUZIONE
·
Regolarità e continuità
ORARIO
DELLE RICHIESTE: durante l’orario della “distribuzione documenti e libri”. Con
il personale addetto si può concordare il giorno del ritiro se la richiesta
viene formulata oltre l’orario di distribuzione previsto o se il materiale da
fotocopiare è di notevole quantità.
ORARIO
DEL RITIRO: durante l’orario di apertura al pubblico.
ORARIO DELLA CASSA: Il pagamento si effettua al momento della richiesta
direttamente al personale dell'Istituto, che rilascia all'utente la relativa
ricevuta.
·
Ampiezza
POSSIBILITA’
DI EFFETTUARE:
1) Fotografie con mezzi propri
2) riversamento di immagini digitali
3) stampe laser
4) fotocopie
5) noleggio di copie
Modalità e tempi di attesa si
concordano direttamente con il personale addetto.
·
Fedeltà
CONFORMITA’ ALLE CARATTERISTICHE DELL’ORIGINALE: si
possono rilasciare riproduzioni conformi al 100% all’originale.
RICERCA DOCUMENTARIA A DISTANZA
·
Ampiezza
Gli studiosi possono usufruire di un servizio di
ricerca a distanza tramite lettera, e-mail o fax a cui il Direttore stesso
dell’Archivio risponderà con lo stesso mezzo entro massimo 30 giorni dal
ricevimento della richiesta.
TUTELA E PARTECIPAZIONE
RECLAMI, PROPOSTE, SUGGERIMENTI
Se gli utenti riscontrano il mancato rispetto degli impegni
contenuti nella presente Carta della qualità dei servizi, possono avanzare
reclami. Possono altresì formulare proposte e suggerimenti volti al
miglioramento dell’organizzazione e dell’erogazione dei servizi.
All’uopo possono avvalersi dei moduli allegati (modulo di reclamo in formato pdf e modulo di gradimento in formato pdf) che
potranno essere inviati via e-mail, per posta ordinaria o via fax ai recapiti
indicati sui moduli stessi.
I reclami e le proposte saranno oggetto di attenta analisi e
l’Istituto, impegnandosi a rispondere entro 30 giorni, inserirà, quale prova di
attenzione, il nominativo nella propria mailing list degli eventi organizzati
durante l’anno.
COMUNICAZIONE
http://www.archivi.beniculturali.it/ASPT/index.html.
REVISIONE E AGGIORNAMENTO
Data di elaborazione: 2008
Aggiornamento: luglio 2011