ARCHIVIO DI STATO DI TERNI

I. PRESENTAZIONE

Che cos’è la carta della qualità dei servizi  

La Carta della qualità dei servizi risponde all’esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono.  

Essa costituisce un vero e proprio “patto” con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso forme di reclamo.  

L’adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero per i beni e le attività culturali si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l’organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti.  

La Carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell’opinione degli utenti.  

I principi  

Nello svolgimento della propria attività istituzionale l’Archivio di Stato di Terni si ispira ai “principi fondamentali” contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994:  

§         uguaglianza e imparzialità

I servizi sono resi sulla base del principio dell’uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica.  

Questo Archivio si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte a facilitare l’accesso e la fruizione ai cittadini stranieri, alle persone con disabilità motoria, sensoriale, cognitiva e agli individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale.

Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.

§         continuità

L’Archivio garantisce continuità e regolarità nell’erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi.  

§         partecipazione.

L’Istituto promuove l’informazione sulle attività svolte e, nell’operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associata.

§         efficienza ed efficacia

Il direttore e lo staff dell’Archivio perseguono l’obiettivo del continuo miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionali allo scopo.  

II. DESCRIZIONE DELLA STRUTTURA

Caratteristiche essenziali  

§         La storia  

L’Archivio di Stato di Terni è un organo periferico del Ministero per i beni e le attività culturali. Istituito nel 1957 come Sezione di Archivio di Stato, con la legge del 1963 assunse l’attuale denominazione ed estese le sue competenze anche alla Sezione di Archivio di Stato di Orvieto.

L’Istituto fu ospitato dapprima in locali all’interno del palazzo del Governo per essere trasferito nel 1973 nell’ala novecentesca di palazzo Mazzancolli, edificio demaniale a disposizione del Ministero dell’Interno, da cui allora, fino al 1975, dipendeva l’Amministrazione archivistica. Nel giro di pochi anni l’Archivio acquisì vari fondi da quelli Notarili di Terni, Narni e Amelia, ai Catasti Piano e Gregoriano, corredato quest’ultimo della cartografia ottocentesca dell’intera provincia, oltre ad accogliere il più cospicuo deposito dell’archivio storico del Comune di Terni che abbraccia un arco cronologico dal sec. XIV al XX. Numerosi archivi privati di famiglie e persone donati o acquistati dall’amministrazione hanno arricchito il patrimonio conservato, che si distingue in particolare per la presenza di importanti archivi industriali di interesse locale e nazionale. Il costante incremento documentario e l’accresciuta attività di valorizzazione delle fonti con l’apertura verso il mondo della scuola e verso le altre istituzioni culturali della città, hanno reso necessario l’ampliamento della sede con l’acquisizione di tuttto il complesso di palazzo Mazzancolli. L’operazione di restauro e di adeguamento funzionale iniziata nel 1997, ha consentito a partire dal 2002 l’uso dell’ala monumentale dell’edificio, dando all’Istituto una collocazione prestigiosa e consona alla sua missione culturale.

§         La sede  

L’importanza artistica e storica di palazzo Mazzancolli nel corso dei secoli merita un breve cenno. Situato al centro della città, nel punto dove via Cavour, antico decumano della città romana, si allarga in una piazzetta triangolare, il suo corpo centrale, costruito nel XV secolo, su resti di epoca romana, collega due torri medievali ancora riconoscibili. L’edificio appartenne alla illustre famiglia ternana dei Mazzancolli di cui fecero parte Ludovico, vescovo della città nella prima metà del Quattrocento e Giovanni, suo nipote che ne commissionò la costruzione. Ereditato dalla famiglia Montani Leoni all’inizio del XVIII secolo, fu affittato ad Abramo Ascoli che vi impiantò per oltre quaranta anni una filanda di seta. Nel 1873 fu venduto alla Congregazione di carità di Terni che lo destinò a Monte di Pietà. A tale scopo subì un primo intervento di restauro ad opera dell’architetto Benedetto Faustini, al quale seguì nel 1929 quello commissionato all’architetto Gaetano Coppoli dal Partito Nazionale Fascista che lo aveva acquistato per trasferirvi la sua sede. Dopo la guerra la proprietà passò al Demanio dello Stato che, nel 1956 lo assegnò al Ministero dell’Interno per ospitarvi la caserma di polizia.  L’ultima destinazione ad Archivio di Stato ha restituito l’edificio alla città come prezioso contenitore di un patrimonio documentario unico per il territorio.

§         La missione  

Compito dell’Archivio di Stato è garantire la conservazione del patrimonio storico-documentario: salvaguardare il materiale, consentirne la fruizione con strumenti di consultazione e ricerca sempre più aggiornati, promuoverne lo studio con attività didattica e divulgativa, secondo quanto previsto dalla normativa raccolta nel codice dei Beni culturali e del paesaggio in vigore dal 1° maggio 2004.

Istituiti in ogni capoluogo di provincia essi raccolgono gli atti degli organi periferici dello Stato italiano relativi ad affari esauriti da oltre quarant’anni e quelli dei precedenti ordinamenti statali dal medioevo fino all’Unità d’Italia.  

Del patrimonio demaniale statale fanno parte anche gli archivi notarili che confluiscono negli Archivi di Stato dopo cento anni dalla cessata attività del notaio.

La soppressione di uffici ed enti pubblici determina il passaggio dei loro archivi presso il competente Archivio di Stato dove è possibile trovare anche fondi privati di persone, famiglie, società e istituzioni varie, acquisiti a titolo di donazione, acquisto, deposito. A quest’ultima forma di cessione ricorrono spesso comuni e province per custodire i propri archivi storici.

Altra funzione dell’Archivio di Stato è quella della sorveglianza sulla produzione, organizzazione e conservazione degli atti degli organi periferici dello Stato operanti nel territorio. Tale compito è espletato attraverso specifiche commissioni che periodicamente valutano la documentazione selezionando quella destinata alla conservazione presso gli istituti archivistici.

Entrati in Archivio di Stato i fondi documentari sono oggetto del lavoro tecnico di inventariazione e riordinamento secondo i principi del metodo storico in base al quale l’ordine delle carte deve rispettare la struttura organizzativa attuata dal soggetto che le ha prodotte.

Gli strumenti che si elaborano con questa attività scientifica hanno non solo lo scopo di dar conto del patrimonio documentale, ma anche di favorire l’accesso alle informazioni attraverso indici, regesti, banche dati, digitalizzazioni e servizi on-line.  

I compiti e i servizi  

Per offrire ambienti idonei alle diverse esigenze degli utenti, l’Istituto eroga il proprio servizio al pubblico in due distinte sale di consultazione: una destinata alla ricerca per motivi di studio al secondo piano dell’edificio, l’altra per ricerche di natura amministrativa al piano terra. Nella sala studio, dove si può  consultare  la Guida Generale degli Archivi di Stato Italiani e gli  inventari, è a disposizione dei ricercatori  un archivista di stato che indirizza nelle indagini. Anche nella sala amministrativa è presente un archivista di stato che fornisce consulenza a tecnici e cittadini per le ricerche.

L’accesso è libero e gratuito dopo aver compilato una domanda e esibito un documento di riconoscimento. In entrambe le sale è possibile, sulle postazioni per il pubblico, la consultazione degli archivi digitalizzati anche sulla rete Intranet del MiBac. Gli utenti  hanno la possibilità di accedere al sito del MiBac (http:/www.archivi.beniculturali.it) dove oltre a trovare notizie sulla struttura del ministero, sugli eventi e le manifestazioni culturali, possono consultare le pagine web dedicate ai singoli istituti archivistici dell’intero territorio nazionale, con indicazioni di orari, indirizzi, servizi e informazioni sui  fondi conservati e sulle attività svolte. L’Istituto di Terni inoltre, ha aderito al progetto SIAS, attualmente  in fase di attuazione, che ha lo scopo di creare una sala studio virtuale raggiungibile da qualsiasi postazione collegata con Internet dove è possibile conoscere il patrimonio documentario conservato.          

Per gli studiosi che non abbiano la possibilità di recarsi personalmente presso la sede dell’Archivio, è  disponibile anche un servizio di ricerche per corrispondenza che fornisce indicazioni e informazioni di carattere generale sui temi di loro interesse.  

Un importante strumento al servizio del lavoro degli archivisti e dei ricercatori che frequentano la sala studio è  la biblioteca dell’Istituto,  il cui patrimonio consta di ca. 14.000 titoli, registrati tra volumi e opuscoli e 232 testate di periodici; essa dispone di testi di carattere specialistico come la Paleografia, la Diplomatica, l’Archivistica, nonché volumi di Diritto, Storia, Economia. La sezione locale è molto ricca, con opere sulla storia della città di Terni e quella dell’Umbria, una collezione di stampe sulla cascata delle Marmore e i dintorni  e altri testi rari. In seguito al deposito dell’archivio della  società S.I.R.I.  è stata acquisita la documentazione bibliografica composta da  riviste e monografie specialistiche del settore chimico anche straniere. Altri volumi provenienti da collezioni private arricchiscono continuamente la consistenza libraria. La consultazione è consentita esclusivamente in sala studio, negli orari in cui è aperta al pubblico. Sono disponibili il catalogo per autore distinto tra sezione generale e sezione locale, il catalogo dei periodici, l’elenco delle tesi di laurea depositate e alcuni spogli di riviste.  

E’ attivo un servizio di fotoriproduzione, gestito dal personale dell’Istituto, che rilascia fotocopie  o copie digitali del materiale documentario e bibliografico, con le modalità e le tariffe previste dal Regolamento di sala studio.  

Il servizio di attività didattica è rivolto alle classi di studenti delle scuole elementari, medie e superiori e si articola in visite guidate e percorsi di ricerca su temi concordati con gli insegnanti. Sono organizzati periodicamente in collaborazione con altri enti e istituzioni  corsi di archivistica per docenti, studenti universitari e cittadini. Le lezioni si tengono nella sala conferenze e nell’aula didattica dell’Archivio di Stato. Previa stipula di convenzioni con le Università (attive già con gli atenei di Viterbo, di Perugia e Padova) gli studenti che ne fanno domanda possono effettuare tirocini e stage formativi presso l’Istituto. A richiesta sono predisposte per gruppi e associazioni visite guidate di palazzo Mazzancolli e dei fondi conservati.  

L’Istituto organizza manifestazioni culturali, divulgative e didattiche in occasione di eventi promozionali del MiBac e di appuntamenti rilevanti per la città e il territorio. Inoltre concede ad associazioni, enti e privati cittadini l’uso della sala convegni e degli spazi espositivi interni ed esterni del palazzo per conferenze, convegni, presentazioni, recital, concerti e mostre documentarie e d’arte, di interesse culturale attinente la missione istituzionale.  

L’ Ufficio Relazioni con il Pubblico  fornisce informazioni sulle attività dell’Archivio di Stato, nell’orario di apertura del medesimo Istituto. Le richieste vanno  inoltrate al numero telefonico dell’Istituto 0744/59016 interno 224 o ai seguenti indirizzi e-mail as-tr@beniculturali.it / filippa.trummino@beniculturali.it

III. IMPEGNI E STANDARD DI QUALITA’

IV. TUTELA E PARTECIPAZIONE

Reclami, proposte, suggerimenti

Se gli utenti riscontrano il mancato rispetto degli impegni contenuti nella Carta della qualità dei servizi, possono avanzare reclami puntuali utilizzando i moduli disponibili nelle sale di consultazione e consegnandoli al funzionario di sala ovvero inviando una e-mail al seguente indirizzo as-tr@beniculturali.it o un fax al seguente numero 0744/59016.  

L’Archivio effettua un monitoraggio periodico dei reclami; si impegna a rispondere entro 30 giorni e ad attivare forme di ristoro quali una maggiore attenzione e disponibilità alle esigenze dell’utente e l’inserimento nell’indirizzario degli eventi e manifestazioni organizzate dall’Istituto.

Gli utenti possono, inoltre, formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento dell’organizzazione e dell’erogazione dei servizi che saranno oggetto di attenta analisi.

Comunicazione  

La Carta della qualità dei servizi sarà diffusa all’ingresso dell’Istituto, nelle sale di consultazione e sul sito Internet.

Revisione e aggiornamento

La Carta è sottoposta ad aggiornamento periodico ogni 2 anni.  

MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA’ CULTURALI

Archivio di Stato di Terni

Via Cavour 28, 05100 Terni

Tel. e Fax 59016

MODULO DI RECLAMO

(SI PREGA DI COMPILARE IN STAMPATELLO)

RECLAMO PRESENTATO DA:

COGNOME______________________________________________________________

NOME__________________________________________________________________

NATO/A A_______________________________PROV.__________IL_______________

RESIDENTE A ____ _______________________________________PROV.__________

VIA_____________________________________________________________________

CAP______________TELEFONO______________________FAX___________________

OGGETTO DEL RECLAMO

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MOTIVO DEL RECLAMO:

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RICHIESTE DI MIGLIORAMENTO DEI SERVIZI

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Si informa, ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 30/06/2003 n° 196, che i dati personali verranno trattati e utilizzati esclusivamente al fine di dare risposta al presente reclamo e per fornire informazioni relative a eventi culturali organizzati da questo Istituto.

DATA___________________                                                 FIRMA___________________

Al presente reclamo verrà data risposta entro 30 giorni