Ministero per i Beni e le Attività Culturali.

ARCHIVIO DI STATO DI VIBO VALENTIA

REGOLAMENTO DELLA SALA STUDIO

ORARIO

La Sala di Studio è aperta  al pubblico tutti i gioprni feriali e osserva il seguente orario: dal lunedì al venerdì: 8.30  - 18.30; sabato: 8.30 - 13.30.

AMMISSIONE ALLA SALA STUDIO.

- Gli studiosi sono ammessi liberamente e gratuitamente a fare ricerche nella Sala Studio.

- L'utente all'ingresso deposita borse e oggetti personali in un armadietto custodito dal personale di vigilanza.

- La consultazione del materiale archivistico, che deve essere autorizzata dal Direttore o Responsabile di Sala Studio, è condizionata dall'esibizione di un documento di riconoscimento e dalla compilazione di un' apposita domanda di ammissione su un modulo predisposto dall'Amministrazione.

- Lo studioso nella domanda deve specificare l' argomento della ricerca. Detta domanda ha validità annuale e deve essere rinnovata nel corso dell'anno se cambia l'argomento oggetto della ricerca.

- Ogni giorno lo studioso prima di iniziare la consultazione dei documenti, deve apporre la propria firma di presenza nell'apposito registro.

- I singoli pezzi da consultare vanno chiesti su appositi moduli uno per volta e fino ad un massimo di 6 al mattino e di tre al pomeriggio. Le richieste sono presentate sino alle 13,00 al mattino e sino alle 13,30 al pomeriggio. La Direzione si riserva di limitare o aumentare, valutando le esigenze d'ufficio e dello stesso studioso, il numero dei pezzi.

- Per facilitare la ricerca sono a disposizione dell' utente i mezzi di corredo sistemati in un armadio all'interno della Sala Studio; per specifiche richieste si può ricorrere all' ausilio del Funzionario o Assistente di Sala.

E' proibito agli studiosi:

- fare calchi e lucidi ovvero prendere appunti poggiando fogli o quaderni sui documenti;

- scomporre i documenti dall' ordine in cui sono disposti;

- disturbare gli altri studiosi;

- appoggiare la penna o scrivere sui documenti.

- L'utilizzazione dei documenti è libera fermo restando l'obbligatorietà della citazione della fonte, la citazione dell'Archivio quale ente conservatore e degli strumenti di ricerca relativi ai fondi consultati;

- Lo studioso è responsabile del rispetto del diritto d'autore.

- La richiesta di consultazione dei documenti riservati è consentita previa autorizzazione preventiva da parte del Ministero dell'Interno.

- lo studioso deve richiedere autorizzazione specifica per la riproduzione di documenti in fac-simile secondo le seguenti modalità:

a) istanza in carta legale indirizzata alla Direzione dell' Istituto;

b) indicazione della finalità e della destinazione delle fotoriproduzioni;

c) indicazione del numero di copie della pubblicazione immessa nel mercato;

d) indicazione del prezzo di copertina.

- Lo studioso che intende fare richiesta di fotoriproduzione per motivi di ricerca e culturali è tenuto a pagare le copie secondo quanto stabilito nel tariffario del decreto 8 aprile 1994 del Ministero per i Beni e Culturali e Ambientali.

- La richiesta di fotoriproduzione per uso amministrativo va prodotta su carta legale; si allega una marca da bollo per ogni singolo documento fotoriprodotto e per ogni quattro pagine dello stesso atto (art.5 D.P.R.642/1972).

- Lo studioso che utilizza materiale documentario dell'Archivio di Stato s'impegna a versare tre copie dell'eventuali pubblicazioni o una copia della tesi per la quale può stabilire le condizioni d'uso.

- Gli utenti dell'Archivio per motivi non di studio sono tenuti al rispetto delle disposizioni contenute nel presente regolamento.

BIBLIOTECA

- Lo studioso può consultare per le proprie ricerche, compilando la richiesta su appositi modelli, le opere possedute dalla Biblioteca dell'Istituto (art.108-110 del R.D. 1163/1911);

- non è consentito il prestito delle opere della Biblioteca.

DISPOSIZIONI FINALI

- Per tutto quanto non contemplato dalle presenti norme, sono richiamate le disposizioni in vigore, in particolare il R.D.1163/1911,il D.P.R.1409/1963,D.P.R.854/1975.

- L' inosservanza delle presenti norme può comportare l' allontanamento dalla Sala Studio, salva sempre l' adozione di più gravi provvedimenti richiesti dall'entità della violazione commessa.

CARTA DELLA QUALITA' DEI SERVIZI

La Carta della qualità dei servizi risponde all’esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono.

Essa costituisce un vero e proprio "patto" con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso forme di reclamo.

L’adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero per i beni e le attività culturali si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l’organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti.

La Carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell’opinione degli utenti.

Nello svolgimento della propria attività istituzionale l’Archivio di Stato di Vibo Valentia si ispira ai "principi fondamentali" contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994:

I servizi sono resi sulla base del principio dell’uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica.

Questo Archivio si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte a facilitare l’accesso e la fruizione ai cittadini stranieri, alle persone con disabilità motoria, sensoriale, cognitiva e agli individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale.

Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.

L’Archivio garantisce continuità e regolarità nell’erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi.

L’Istituto promuove l’informazione sulle attività svolte e, nell’operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associata.

Il direttore e lo staff dell’Archivio perseguono l’obiettivo del continuo miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionali allo scopo.

Caratteristiche essenziali

Gli Archivi di Stato sono organi periferici del Ministero per i Beni e le Attività Culturali - Direzione generale per gli Archivi.

L’Archivio di Stato di Vibo Valentia, istituito con D.M. 24 maggio 1997, nasce come Sottosezione (dell’Archivio di Stato di Catanzaro) nel 1954 con D.M. del 12 aprile e diviene Sezione a seguito del D.M. 31 Marzo 1965.

All’epoca in cui fu istituita la Sottosezione, gran parte del materiale documentario era conservato in locali umidi e inidonei, annessi alla Biblioteca Comunale. In seguito, dopo essere stati raccolti e sistemati in scaffalature metalliche, i volumi hanno trovato ospitalità in locali dell’ex Museo Archeologico. Nel 1977 sono stati trasferiti nei locali di Viale della Pace, dal 2002 nella sede attuale sita in Via Jan. Palach, 46 (Palazzo Miceli) ex sede dell’Amministrazione Provinciale.

Il patrimonio documentale dell’Archivio di Stato di Vibo Valentia occupa circa 1838 ml.dei 3750 ml. di scaffalatura in dotazione; la consistenza attuale è di: 10.187 bb., 1880 regg. e 152 pergamene ( secc. XVI – XVIII). La data iniziale del fondo più antico ( fondo Notarile) risale al 1547.

Nella banca dati del Sistema Informativo degli Archivi di Stato ( SIAS) è possibile consultare in rete (www.archivi-sias.it), nel dettaglio, il suddetto patrimonio documentale. Gli inventari sono disponibili in Sala Studio.

L’immobile, di proprietà privata, si compone di n. 5 piani fuori terra più un piano seminterrato dove è conservato il materiale archivistico, oltre ad un giardino adibito a parcheggio e ricade nella zona centrale di Vibo Valentia. E’ facilmente raggiungibile con i mezzi di trasporto urbani ed extraurbani dalla vicina stazione ferroviaria di Vibo Valentia - Pizzo.

Le funzioni istituzionali dell’Archivio di Stato di Vibo Valentia sono:

Conservazione della documentazione prodotta dalle amministrazioni periferiche preunitarie e dagli uffici statali postunitari del territorio della provincia di Vibo Valentia,degli archivi notarili anteriori agli ultimi cento anni

Può conservare anche la documentazione degli archivi vigilati, acquisita a titolo di deposito,donazione o acquisto.

Sorveglianza sulla conservazione degli archivi degli uffici statali della provincia ai fini del loro versamento.

L’Archivio si propone di realizzare:

 L’accrescimento del patrimonio documentario mediante versamenti, depositi,donazioni e acquisti.

 La promozione della conoscenza dei fondi conservati, incrementandone la fruibilità, sia con l’elaborazione di mezzi di corredo analitici, sia anche attraverso l’uso di strumenti informatici.

 La valorizzazione del patrimonio documentario conservato, ai fini della valorizzazione culturale della provincia di Vibo Valentia, con mostre, conferenze, seminari, pubblicazioni e partecipazione ad eventi culturali di altri Enti e Istituzioni.

 L’intensificazione dei rapporti con Enti e Istituzioni proponendosi come riferimento culturale per essi e per gli utenti.

 La fidelizzazione del pubblico..

 Il rafforzamento dei rapporti con l’Università attraverso convezioni per tirocini e masters.

 La collaborazione con la Soprintendenza archivistica per la Calabria ai fini della tutela degli archivi vigilati.

 Sala di Studio e Sala di Lettura con annesso servizio di Biblioteca

E’ il locale in cui i documenti archivistici possono essere consultati liberamente per motivi di studio o per motivi giuridico – amministrativi da qualsiasi cittadino italiano o straniero.

Sono sottratti alla consultazione o consultabili secondo determinate modalità i documenti che rientrano nella fattispecie prevista dal D.Lgs. 30 giugno 2003, n.196 "Codice in materia di protezione dei dati personali".

La Biblioteca è riservata agli utenti della Sala Studio e non effettua prestito esterno essendo interna all’Istituto. E’ specializzata in pubblicazioni di argomento archivistico, storico ed istituzionale, con particolare riguardo alla storia locale.

Il patrimonio bibliografico consta di 3458 volumi ed opuscoli, 223 testate di periodici per complessive 286 annate.

 Servizio di fotoriproduzione

Gli utenti possono richiedere a pagamento fotocopie dei documenti archivistici. L’autorizzazione alla riproduzione è subordinata alla stato di conservazione dell’unità archivistica.

E’ possibile, durante l’orario di apertura della sala di studio, chiedere il rilascio di copie autentiche dei documenti per motivi giuridico – amministrativi.

E’ possibile richiedere, per motivi di studio, notizie sulla documentazione conservata e, per motivi giuridico – amministrativi, il rilascio di copie autentiche dei documenti.

E’ possibile effettuare, su prenotazione, visite guidate per studenti, gruppi ed associazioni.

L’Archivio di Stato collabora con l’Università per tirocini universitari e post- universitari.

Il servizio informatico cura l’aggiornamento delle pagine Web e l’informatizzazione degli inventari.

L’Archivio di Stato realizza in proprio o in collaborazione con altri Enti mostre, conferenze, seminari e pubblicazioni per valorizzare il patrimonio documentario conservato.

Se gli utenti riscontrano il mancato rispetto degli impegni contenuti nella Carta della qualità dei servizi, possono avanzare reclami puntuali da presentare con le seguenti modalità: "avvalersi dei moduli allegati" e "consegnarli al personale incaricato in Sala Studio" ovvero "inviare una e-mail al seguente indirizzo:

L’Archivio effettua un monitoraggio periodico dei reclami; si impegna a rispondere entro 30 giorni e ad attivare forme di ristoro (omaggio di opuscoli relativi a manifestazioni realizzate dall'Istituto).

Gli utenti possono, inoltre, formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento dell’organizzazione e dell’erogazione dei servizi che saranno oggetto di attenta analisi.

La Carta della qualità dei servizi sarà diffusa all’ingresso della struttura, in Sala Studio e sul sito Internet.

Revisione e aggiornamento

La Carta è sottoposta ad aggiornamento periodico ogni 2 anni.