in SIAS:

• Le informazioni sugli Archivi di Stato, le loro Sezioni e le loro sedi di consultazione: indirizzi, orari di apertura, contatti.
• Le informazioni sui complessi documentari qualità e consistenza dei fondi e loro relazioni con i soggetti produttori e con gli inventari esistenti.
• Le informazioni sui soggetti produttori: le istituzioni e gli enti, le persone, le famiglie che nel corso della loro attività hanno prodotto, conservato e tramandato i propri archivi.
• Le informazioni sugli inventari: tipologia e grado di analiticità degli strumenti di accesso ai fondi archivistici, per una puntuale programmazione della ricerca in sala di studio.
• Gli inventari in linea: in forma di banca dati o recuperati con diverse modalità.
• Le immagini: banche delle immagini dei documenti strutturalmente integrate nel sistema informativo.
• Percorsi di ricerca, attraverso nodi strutturalmente collegati che vanno dal generale al particolare, dalla descrizione dei complessi documentari nelle loro articolazioni gerarchiche e nei rapporti con le persone, le famiglie o gli enti che li hanno prodotti e, attraverso l’inventario, fino all’unità minima di descrizione e ancora all’immagine del singolo documento, nel caso in cui questo sia stato riprodotto in formato digitale.
• Gli utenti web possono navigare tra gli Archivi di Stato, effettuare selezioni e salvare i risultati delle proprie ricerche direttamente sul server, così da recuperarle da qualunque postazione.

Il coordinamento organizzativo e tecnico-scientifico  del SIAS è affidato all'Istituto Centrale per gli Archivi.

Le descrizioni sono effettuate presso ciascun Archivio di Stato, cui compete la piena responsabilità scientifica delle informazioni pubblicate.
Moduli correlati nel rispetto degli standard descrittivi internazionali ISAD(G) e ISAAR(CPF), permettono di incrementare e modificare i dati parallelamente al lavoro archivistico che è lavoro scientifico di analisi e ricerca, oltre che di descrizione.

Per garantire il rigore della qualità informativa dei dati anche nella loro rappresentazione formale, sono stati redatti diversi manuali d'uso:

• Linee guida alla descrizione e gestione del patrimonio documentario, vol.I, agosto 2004 (file pdf di 3 Mb)
• Linee guida... Il modulo INVENTARIO, vol. II.1, agosto 2005 (file pdf compresso di 1 Mb)
• Linee guida.. La scheda PERGAMENE, vol. II.2, agosto 2005 (file pdf compresso di 1,59 Mb)
• Linee guida... La scheda SIGILLI, vol. II. 3, ottobre 2005 (file pdf compresso di 954 Kb)

• Linee guida alla descrizione e gestione del patrimonio documentario, vol.I, nuova ed. novembre 2006 (file pdf compresso di 2,6 Mb)
• Linee guida... Il modulo INVENTARIO, vol. II.1, nuova ed. novembre 2006 (file pdf compresso di 971 Kb)
• Linee guida.. La scheda PERGAMENE, vol. II.2, nuova ed. novembre 2006 (file pdf compresso di 1,1 Mb)
• Linee guida... La scheda SIGILLI, vol. II. 3, nuova ed. agosto 2007. (file pdf compresso di 1,4 Mb)

Per una presentazione del progetto cfr. P.Feliciati-D.Grana, Dal labirinto alla piazza. Il progetto Sistema Informativo degli Archivi di Stato, in <<Scrinia>>, a.II - n.2-3 (luglio/novembre 2005), pp.9-18, disponibile anche in versione Web.