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Commissioni di sorveglianza

La costituzione delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi è prevista dall'art. 41, comma 5, del Codice dei beni culturali e del paesaggio (approvato con decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 41, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 45 del 24 febbraio 2004), ed è disciplinata, quanto a composizione e funzionamento, da regolamento approvato con DPR n. 37 del 8 gennaio 2001 in sostituzione del precedente DPR 18 aprile 1994 n.344, pubblicato in G.U. n. 132 dell'8 giugno 1994, rimasto in vigore fino al 2001.

Estratto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41, comma 5:
«Presso gli organi indicati nel comma 1 (giudiziari e amministrativi dello Stato) sono istituite commissioni, delle quali fanno parte rappresentanti del Ministero (per i Beni e le Attività Culturali) e del Ministero dell'Interno, con il compito di:

• vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito,
• collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti,
• proporre gli scarti di cui al comma 3 (nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto),
• curare i versamenti previsti al comma 1 (Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano agli archivi di Stato competenti per territorio i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio),
• identificare gli atti di natura riservata.

La composizione e il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con regolamento. Gli scarti sono autorizzati dal Ministero (per i Beni e le Attività culturali, Direzione Generale per gli Archivi, Servizio II°, Via Gaeta 8° - 10, 00185 Roma).
Le disposizioni descritte non si applicano al Ministero per gli affari esteri ed agli stati maggiori dell'esercito, della marina e dell'aeronautica per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativa, non quella amministrativa (comma 6 del medesimo articolo 41).»

Testo del regolamento (DPR 18 aprile 1994, n.344)