Al pari di quelli conservati negli Archivi di Stato, i documenti conservati negli archivi degli Enti pubblici, territoriali e non, e negli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante sono liberamente consultabili. Tuttavia, esistono limitazioni alla consultabilità di documenti che, per il loro contenuto, sono considerati riservati.
Essi sono i:

• documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
• documenti contenenti dati personali sensibili (cioè “idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
• documenti contenenti dati personali cd. ultrasensibili, (cioè “idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;
• documenti contenenti dati giudiziari (cioè “dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualita di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.

E’ da precisare che i documenti degli Enti pubblici che, per evitare pericoli di dispersione o danneggiamento, siano stati versati negli Archivi di Stato prima del decorso dei termini previsti dall’art. 41, comma 1 del D. Lgs. 42/2004, divengono liberamente consultabili solo allo scadere degli stessi termini.
Inoltre, i proprietari di archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, sia che conservino gli stessi archivi presso di sé, sia che li depositino negli Archivi di Stato o negli Archivi storici degli Enti pubblici o a questi li donino, li vendano, li lascino in legato, possono stabilire la non consultabilità dei documenti degli ultimi 70 anni, qualunque sia il loro contenuto. La disposizione non vale nei confronti dei depositanti, dei donanti e di qualsiasi altra persona da essi designata e per gli “aventi causa dai depositanti, donanti e venditori, quando si tratti di documenti concernenti oggetti patrimoniali, ai quali essi siano interessati per il titolo di acquisto”.
Si ricorda, infine, che “qualora il titolare dei dati personali abbia esercitato i diritti a lui riconosciuti dalla normativa che ne disciplina il trattamento, i documenti degli archivi storici sono conservati e consultabili unitamente alla documentazione relativa all’esercizio degli stessi diritti. Su richiesta del titolare medesimo può essere disposto il blocco dei dati personali che non siano di rilevante interesse pubblico, qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di lesione della dignità, della riservatezza o dell’identità personale dell’interessato”
Ai sensi dell’art. 123 del D. Lgs. 42/2004, per documentati motivi di studio e di ricerca il Ministro dell’Interno può autorizzare la consultazione dei documenti riservati anche prima che siano decorsi i termini previsti. Per ottenere la relativa autorizzazione lo studioso deve inoltrare una richiesta alla Prefettura competente per territorio, che provvederà ad acquisire il parere del Soprintendente archivistico (per singoli documenti e archivi degli Enti pubblici, territoriali e non, e per singoli documenti e archivi, anche non dichiarati di interesse storico particolarmente importante, che i privati conservino presso di sè) o del direttore dell’Archivio di Stato competente (per singoli documenti e archivi ivi conservati, inclusi quelli depositati, donati o venduti dai privati).
I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere diffusi”: pertanto, la loro riproduzione non è consentita.
Poiché il trattamento di dati personali a fini storici, di studio, di ricerca e di documentazione è riconosciuto come attività di rilevante interesse pubblico, non è obbligatorio richiedere il consenso degli interessati. Tuttavia, ai sensi degli artt. 126, comma 3 e 127, comma 3, del D. Lgs. 42/2004, gli studiosi che consultano archivi privati, anche non dichiarati di interesse storico particolarmente importante, devono attenersi alle norme del “Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici”, adottato con provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 8/9/2001 del 14 marzo 2001, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, serie generale, n. 8 del 5 aprile 2001.

Modalità di consultazione degli archivi di enti pubblici e di quelli privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante

In generale, la consultazione degli archivi di Enti pubblici può essere concordata direttamente con gli enti proprietari. Per gli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante lo studioso deve presentare una domanda alla Soprintendenza Archivistica contenente i seguenti dati:

• cognome e nome 
• residenza
• estremi di un documento di identità valido
• nome dell’archivio che si vuole consultare
• motivo della consultazione
• recapito per eventuali comunicazioni (indirizzo di posta elettronica, telefono, ecc.

Gli studenti universitari devono allegare alla richiesta di consultazione una lettera di presentazione del professore che dirige la ricerca o la tesi di laurea. Per ricerche a scopo di pubblicazione è necessaria la lettera di presentazione del coordinatore della ricerca o dell’editore che pubblicherà il volume o l’articolo.
Una volta verificato che non vi siano condizioni ostative alla consultazione l’Ufficio autorizza la stessa e ne dà comunicazione anche al proprietario dell’archivio. Date e orari per la consultazione possono essere concordati direttamente dallo studioso con il proprietario o tramite la Soprintendenza. Il proprietario può chiedere che la consultazione avvenga in presenza di un funzionario della Soprintendenza.
Per gli archivi della Chiesa cattolica o di altre confessioni religiose l’autorizzazione deve essere richiesta direttamente ai rispettivi responsabili (si ricordi che nelle diocesi cattoliche l’ufficio Cultura svolge di solito funzioni analoghe a quelle della Soprintendenza archivistica nei confronti degli archivi delle parrocchie e di altri Enti ecclesiastici). L’intervento della Soprintendenza può essere richiesto in caso di difficoltà opposte alla consultazione.

Casi di esclusione dalla consultazione

La consultazione degli archivi vigilati è negata a coloro che compaiono nell’elenco degli esclusi dalle Biblioteche statali e dagli Archivi di Stato a causa di procedimenti in corso per sospetta sottrazione o danneggiamento del patrimonio documentario.
Inoltre, la consultazione può essere temporaneamente sospesa:

• durante le operazioni di ordinamento, inventariazione o trasferimento degli archivi;
• per ristrutturazione dei locali utilizzati come depositi d’archivio;
• per operazioni di salvataggio o restauro di documenti o di interi archivi;
• per fondati motivi personali dei proprietari degli archivi privati.