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Compito della Soprintendenza Archivistica per il Veneto è di esercitare la vigilanza sugli archivi privati, mediante la dichiarazione dell'interesse culturale e cioè d'interesse storico particolarmente importante, artt. 13, 14 e 10 c. 3 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 41 (modificato in n. 42 dall’errata corrige pubblicata nella G. U. n. 47 del 26 febbraio 2004) recante il Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137 (Supplemento ordinario della “Gazzetta Ufficiale” Serie generale n. 45 del 24 febbraio 2004). La dichiarazione è un provvedimento motivato, da notificare in forma amministrativa e riguarda gli archivi o singoli documenti di proprietà, o in possesso o detenuti a qualsiasi titolo da privati. La dichiarazione può essere emessa a richiesta del privato o direttamente dal Soprintendente archivistico e deve essere motivata. Come tutti i provvedimenti è consentito il ricorso nei termini di trenta giorni, che deve essere indirizzato al Ministero per i Beni e le attività culturali – Direzione generale per gli archivi – Servizio II – Via Sommacampagna n. 47 – 00100 ROMA.
Ai sensi e per gli effetti della normativa riportata qui sopra, vengono disposti alcuni obblighi e alcuni divieti.
Obblighi
- conservare, ordinare e inventariare la documentazione (artt. 27, 30, 32 – 37, 43);
- chiedere l’autorizzazione della Soprintendenza per la realizzazione di interventi di riordinamento, inventariazione e restauro, che si intendono eseguire sulla documentazione (artt. 21, comma 4, e 31);
- permettere agli studiosi, che ne facciano motivata richiesta tramite il Soprintendente archivistico, la consultazione dei documenti secondo modalità concordate con lo stesso Soprintendente (art. 127);
- dare preventiva notizia a questa Soprintendenza dello spostamento dell’archivio, qualora ciò avvenga in conseguenza del cambiamento di dimora o di sede del detentore (art. 21, comma 2);
- chiedere l’autorizzazione della Sovrintendenza per lo spostamento, anche temporaneo, dell’archivio dalla propria sede (art. 21, comma 1, lettera b), fatto salvo quanto previsto dall’art. 21, comma 2;
- denunciare alla Soprintendenza, entro 30 giorni, il trasferimento della proprietà o detenzione dell’archivio (artt. 59 – 62);
- chiedere l’autorizzazione della Soprintendenza per procedere all’alienazione dell’archivio (art. 56, comma 1, lettera b e comma 3), fatto salvo quanto dichiarato nel comma 4 del medesimo art. 56 (solo per gli archivi appartenenti a persone giuridiche private senza fini di lucro);
- chiedere l’autorizzazione della Soprintendenza per il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi
(art. 21, comma 1, lettera e) (solo per persone giuridiche private);
- chiedere l’autorizzazione della Soprintendenza per procedere a scarti (art. 21, comma 1, lettera d);
- chiedere l’autorizzazione della Soprintendenza per far uscire temporaneamente dal territorio della Repubblica l’archivio e i singoli documenti per manifestazioni, mostre o esposizioni d’arte di alto interesse culturale (art. 66) e per gli altri casi indicati nell’art. 67, sempre che ne siano garantiti l’integrità e la sicurezza; per tale uscita si deve ottenere il rilascio dell’attestato di circolazione temporanea (art. 71);
- consentire al Soprintendente archivistico, in seguito a preavviso non inferiore a cinque giorni, di procedere ad ispezioni per accertare lo stato di conservazione e di custodia dell’archivio (art. 19).
Divieti
- smembrare l’archivio (art. 20, comma 2);
- far uscire in modo definitivo dal territorio della Repubblica l’archivio o i singoli documenti ad esso appartenenti (art. 65).
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