La normativa più recente prevede, tra l’altro, la riproduzione su supporto informatico e la conseguente distruzione di documenti prodotti in origine su supporto cartaceo (cd. “dematerializzazione” degli archivi, art. 42 del D.Lgs 82/2005, “Codice dell’amministrazione digitale”). In generale, gli originali dei documenti dovranno essere prodotti direttamente su supporto informatico, limitando l’uso del supporto cartaceo ai soli casi di necessità (art. 40, commi 1 e 2 del Codice). Sarà disciplinata con apposito regolamento la produzione anche su supporto cartaceo di originali di documenti dei quali si possa presumere un particolare valore di “testimonianza storica ed archivistica” (art. 40, comma 3).
Il passaggio ad archivi quasi totalmente informatizzati, particolarmente sostenuto da alcuni settori pubblici e dal settore privato per varie esigenze (risparmio di spazi e risorse umane ed economiche da destinare alla gestione e alla conservazione degli archivi; maggiore rapidità nella ricerca di documenti; ecc.), potrà avvenire solo gradualmente, dopo un’attenta elaborazione e verifica di procedure che assicurino l’effettiva autenticità, integrità, leggibilità e agevole reperibilità dei documenti prodotti o riprodotti su supporti digitali, oltre che la durata nel tempo dei supporti stessi (art. 43, commi 1 e 3 e art. 44 del Codice).
In tale contesto, l’esercizio delle funzioni di tutela affidate all’amministrazione archivistica deve essere improntato alla massima prudenza.
I progetti di riproduzione sostitutiva, su qualunque tipo di supporto, e la conseguente distruzione degli originali cartacei, devono essere autorizzati dalle Soprintendenze archivistiche ai sensi dell’art. 21, comma 1, lettera d) e comma 4 del D.Lgs. 42/2004.
Una precisazione va fatta a proposito dei soli documenti che, in base ai piani di conservazione in uso presso i diversi tipi di Enti, siano destinati alla conservazione permanente (es. registri di protocollo, delibere, cartelle cliniche ecc.) e che vengano riprodotti su supporto digitale: anche se la riproduzione sia eseguita correttamente, secondo le modalità stabilite dalla normativa in vigore, la distruzione degli originali cartacei non può in nessun caso essere autorizzata. Tanto, infatti, ha stabilito la Direzione generale per gli archivi con la circolare n. 8 dell’11 febbraio 2004 e con comunicazioni successive ai Soprintendenti archivistici, in attesa che vengano definiti standard affidabili per la conservazione permanente dei documenti digitali. Risultati ottimali in tal senso possono essere raggiunti solo attraverso gli sforzi congiunti dei rappresentanti delle diverse amministrazioni pubbliche, degli archivisti e degli informatici: si vedano, in proposito, le conclusioni del Gruppo di lavoro interministeriale costituito presso il CNIPA nel 2004 e articolato in diversi tavoli tecnici. Di recente, con decreto del Ministro del Ministro per le riforme e le innovazioni nella pubblica amministrazione del 13 novembre 2007 è stata istituita la "Commissione per la gestione del flusso documentale e dematerializzazione", incaricata di elaborare proposte per “accelerare i processi di dematerializzazione dei documenti nonché di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale”. La Commissione ha operato in stretto raccordo con la Conferenza permanente per l’innovazione tecnologica, prevista dall’art. 18 del Codice dell’Amministrazione digitale e ha elaborato una "Proposta di regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici" delle pubbliche amministrazioni il cui testo definitivo sarà adottato ai sensi dell’art. 22, comma 4, del Codice dell’amministrazione digitale.
Per la riproduzione sostitutiva su microfilm, in particolare, si ricordano le seguenti norme: