Il “trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi di soggetti giuridici privati”, a norma dell’art. 21, comma 1, lett. e) del D. Lgs. 42/2004 (“Codice dei beni culturali e del paesaggio”) è soggetto ad autorizzazione da parte del Ministero per i beni e le attività culturali, che ha delegato tale funzione alle competenti Soprintendenze archivistiche.
La norma trova applicazione nei seguenti casi, regolati dal’art. 44, commi 1-5, del D. Lgs. 42/2004, applicati anche in via analogica:

Ancora, sempre a norma dell’art. 21, comma 2 del D. Lgs. 42/2004 gli enti pubblici e i privati proprietari o possessori di archivi dichiarati di interesse storico particolarmente importante che intendano spostare, anche temporaneamente, i propri archivi, devono presentare al competente Soprintendente archivistico un’apposita richiesta di autorizzazione.
Nella richiesta devono essere indicati i motivi dello spostamento, la sua durata e le caratteristiche della sede di destinazione del materiale. Di norma, si chiede di allegare alla domanda una copia del certificato di prevenzione incendi rilasciato dal competente Comando provinciale dei Vigili del Fuoco.
Si ricorda che la richiesta è obbligatoria solo per la documentazione di data anteriore agli ultimi 5 anni (ossia quella che costituisce l’”archivio storico” e l’”archivio di deposito”): a norma dell’art. 21, comma 3 del D. Lgs 42/2004, infatti, lo spostamento della documentazione prodotta dopo tale termine (ossia quella che costituisce l’”archivio corrente”) non è soggetto ad autorizzazione.
Il trasporto di documenti dovrà sempre avvenire rispettando alcune cautele.