La Guida generale degli Archivi di Stato italiani descrive in maniera organica e secondo criteri uniformi tutti i fondi archivistici conservati presso l'Archivio centrale delle Stato e gli Archivi di Stato istituiti in ogni capoluogo di provincia - con le eventuali Sezioni dipendenti.

Dal 1966 l'Amministrazione archivistica e' stata impegnata nella pubblicazione di questa opera monumentale, che presenta il patrimonio documentario conservato negli istituti archivistici statali, da Agrigento a Viterbo, in 4 volumi editi tra il 1981 e il 1994, alIa cui preparazione ha contribuito un'intera generazione di archivisti su tutto il territorio nazionale.

Dal 2000 la Guida generale e' stata resa consultabile anche on line, sia in formato PDF che attraverso una banca dati che consente diverse modalita' di ricerca pur mantenendo la struttura organica in cui erano disposti i fondi archivistici.

Il rinnovato Sistema Guida generale è frutto di un duplice intervento: revisione e integrazione dei dati e rielaborazione del sistema di accesso alle informazioni.
E’ stata infatti verificata la corrispondenza tra i fondi e i soggetti produttori, provvedendo alle eventuali correzioni e, ove necessario, all’inserimento di ulteriori Soggetti produttori.

Sono stati inseriti nel sistema i Repertori delle magistrature periferiche degli Stati, a partire dal periodo napoleonico fino agli uffici dell’Italia repubblicana. Per il periodo compreso tra la fine del sec. XVIII e il sec. XX ogni Soggetto produttore è stato incasellato nello Stato di appartenenza, chiaramente identificato, e collegato ai vari fondi conservati nei diversi Archivi di Stato, operazione che – salvo poche eccezioni – non è stato possibile effettuare per gli uffici periferici del periodo degli Antichi regimi, a causa della particolare configurazione di quei fondi archivistici. La visualizzazione degli Stati presenti nel corso dei secoli nella penisola italiana è stata resa possibile grazie a carte storico-geografiche che rappresentano con cadenza tendenzialmente secolare la situazione degli Stati colta al momento delle successive paci di Lodi (1454), di Cateau Cambresis (1559), di Westfalia (1648), di Aquisgrana (1748) - evidenziando inoltre alcune rilevanti trasformazioni del 1713-1714 -,al periodo napoleonico (rappresentato in quattro momenti diversi), alla pace di Vienna (1815), all'unificazione italiana, fino alla carta della situazione attuale, che include anche le regioni a statuto speciale. Ogni Stato è collegato alla corrispondente articolazione dei fondi archivistici e dei relativi Soggetti produttori.

In considerazione del notevole impegno profuso in questa ulteriore ricerca storico-istituzionale condotta al fine di una sempre più puntuale contestualizzazione delle fonti documentarie, si auspica la possibilità di arrivare in futuro ad una fusione effettiva del Sistema Guida generale con il Sistema SIAS.

Il sistema offre oggi molteplici funzionalità di accesso alle informazioni: sono stati messi a punto percorsi di navigazione e interrogazione dei dati che affiancano alle tradizionali modalità di ricerca per parola - full text o rispetto a specifici campi informativi - e alla rappresentazione ad albero gerarchico del patrimonio documentario reperibile negli Archivi di Stato, innovative forme di interazione grafica coi dati, basati su coordinate geografiche o storico-geografiche.
I dati originari sugli Istituti, il patrimonio documentario, e le informazioni storico-istituzionali di contesto, incrementati, potenziati e ricondotti a tre specifiche banche dati confluenti nel sistema, sono stati ulteriormente valorizzati con la messa a punto di "cornici" informative storico-istituzionali cui è stato affidato un duplice ruolo, didattico e al tempo funzionale ad un facile e mirato reperimento del dato desiderato. Una ontologia storica in formato OWL (Ontology Web Language) colloca nel tempo e nello spazio i contesti storico-istituzionali con l'ausilio della sequenza delle carte storico-geografiche corrispondenti a momenti fondamentali della storia della penisola. Un'ulteriore interfaccia geografica, finalizzata alla ricerca nell'ambito di un singolo Archivio di Stato, realizzata sfruttando le nuove specifiche HTML 5, in cui le sedi degli Archivi di Stato sono individuati attraverso le rispettive coordinate geografiche.

Nel disegno del Sistema Guida generale confluiscono significativamente una serie di standard descrittivi accomunati dall'essere espressi in linguaggio XML: EAD per la codifica delle informazioni relative al patrimonio archivistico, EAC per la descrizione strutturata di tutti i dati storico-istituzionali (Contesti storici, Soggetti produttori, profili istituzionali), RDF-OWL per la cornice storico-geografica.

Si sarà grati a chi voglia segnalarci eventuali imprecisioni, inevitabili in una così ampia mole di dati.