Direzione generale per gli archivi

Gruppi di studio | L'outsourcing nei servizi archivistici


Il fenomeno dell'affidamento all'esterno dei servizi d'archivio si è imposto alla fine degli anni Novanta come realtà economica di rilievo poiché ha interessato da subito ingenti quantità di materiale documentario prodotto da grandi enti - soprattutto banche, aziende sanitarie e società assicurative - da essi conservato sia per obblighi di legge, sia per finalità giuridico-amministrative.

L'esigenza di un quadro di riferimento condiviso espressa dagli archivisti, dai detentori dei grandi complessi archivistici che si avvalevano dell’outsourcing e da alcune tra le società che offrivano tali servizi, ha portato nel 1999 all'organizzazione del primo convegno sull'argomento e, successivamente, alla costituzione di un gruppo di studio dedicato, promosso dalla  Direzione generale per gli archivi e dall’Associazione nazionale archivistica italiana con la partecipazione di alcune delle società più importanti del settore.

L’outsourcing nei servizi archivistici. Linee guida per operare una scelta, pubblicato inizialmente sul sito della Direzione generale per gli archivi, ha rappresentato e ancora rappresenta un valido aiuto non solo per gli enti che hanno deciso di affidare all’esterno i servizi d’archivio, ma anche per le Soprintendenze, cui il d.lgs. 42 del 2004, Codice per i Beni culturali e del paesaggio, affida il compito di valutare ed autorizzare il trasferimento e l’esecuzione di opere che vanno ad incidere sui beni archivistici. Il documento ha costituito anche un modello per quelle società di outsourcing archivistico attive in ambito nazionale e locale, più attente alla fornitura di servizi qualificati.

Il rapido mutamento del quadro normativo, soprattutto per quanto riguarda la documentazione digitale o da digitalizzare e l’introduzione della protocollazione informatizzata, come disposto dal d.p.r 445 del 2000, ha comportato un tempestivo intervento di aggiornamento, integrazione e revisione delle Linee guida che qui si presentano nell'ultima edizione AIDOC a cura di Maria Emanuela Marinelli e Lara Asta, completa di un facsimile di capitolato tecnico.

 

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