A cura di Paola Carucci
Archivio
- Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello State; enti pubblici territoriali e non territoriali; istituzioni private, famiglie e persone) durante lo svolgimento della propria attività. I documenti che compongono I'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto «vincolo archivistico». In questa accezione si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio.
- Locale in cui un ente conserva il proprio archivio.
- Istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia provenienza che ha per fine
istituzionale la conservazione permanente dei documenti destinati alla pubblica consultazione.
Busta
Unita di consistenza. E il contenitore nel quale vengono raccolti e conservati i fascicoli o — nel caso di atti singoli non raggruppati in fascicoli — i documenti sciolti. Si usano come sinonimo di busta le parole faldone e cartella. Si possono trovare usate nello stesso senso anche le parole mazzo, fascio, pacco, filza. Tali denominazioni, specifiche di aree storico-geografiche differenti, individuano in realtà le originarie unita archivistiche costituite, a fini di conservazione, da raggruppamenti più o meno organici di documenti. La parola filza (che ha assunto significati un po' diversi in differenti territori) deriva dall'uso risalente al Medioevo di tenere i documenti d'uso quotidiano infilzati su un lungo ago perpendicolare al tavolo d'ufficio e quindi legati insieme facendo talora passare uno spago attraverso il foro prodotto dall'ago.
Deposito
- E I'atto mediante il quale gli enti pubblici trasferiscono, ove non vogliano o non possano provvedere direttamente alla conservazione del proprio archivio storico, la documentazione all'Archivio di Stato competente. L'ente resta proprietario dell'archivio e può rientrarne in possesso. Anche i privati possono depositare le loro carte presso gli Archivi di Stato o altre istituzioni.
- Locale nel quale un ente conserva la documentazione non più occorrente alla
trattazione degli affari in corso.
Dichiarazione di notevole interesse storico
E I'atto emanate dal soprintendente archivistico, mediante il quale vengono imposti al private, possessore o detentore di un archivio, una serie di obblighi tesi a garan-tirne la conservazione e la consultabilità.
Documento
Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con I'osservanza di determinate forme che conferiscono al documento pubblica fede e forza di prova. L'archivistica tende a ricomprendere sotto la dizione di documento tutta la documentazione di cui si compone un archivio, anche se si tratta di documenti informali, lettere private, documenti a stampa, fotografie, eccetera.
Inventario
Strumento di ricerca. Descrive in maniera analitica o sommaria tutte le unita archivistiche di un fondo ordinato.
Fascicolo
Unita archivistica costituita dai documenti relativi a un determinato affare, collocati - all'interno di una camicia o copertina - in ordine cronologico. II fascicolo costituisce I'unita di base, indivisibile, di un archivio, mentre la busta, che contiene diversi fascicoli, si considera unita soltanto ai fini della conservazione materiale. Talora il fascicolo comprende documenti relativi ad affari diversi, o a questioni di carattere generale. Può essere articolato in sottofascicoli e inserti. Se I'archivio non e organizzato secondo criteri sistematici e frequente trovare una pluralità di fascicoli miscellanei.
Filza
Cfr. Busta
Fondo
Cfr. Archivio 1
Guida
Strumento di ricerca. Descrive sistematicamente tutti i fondi conservati in un istituto archivistico o in una pluralità di istituti archivistici che hanno la stessa natura istituzionale. Nel primo caso si parla di guide particolari, nel secondo di guide generali. Di massima le guide generali e particolari forniscono una descrizione a livello di fondo, serie o sottoserie.
Ordinamento
Complesso delle operazioni necessarie per dare un'organizzazione sistematica alle unita archivistiche sulla base di un principio teorico. Dalla meta del secolo scorso si e affermato in Italia il metodo basato sul rispetto del principio di provenienza o metodo storico che consiste nel restituire alle serie dei documenti I'ordine originario. Tale metodo comporta la necessita di studiare I'ordinamento dell'ente che ha prodotto le carte, le sue funzioni, I'organizzazione degli uffici e i criteri secondo cui aveva organizzato il proprio archivio. Nell'ordinamento si tiene conto di eventuali successivi ordinamenti, dei mutamenti istituzionali e, in corrispondenza con essi, di possibili trasferimenti di carte da altri uffici o ad altri uffici.
Registro
Unita archivistica costituita da un insieme di fogli rilegati. Nel registro vengono trascritti o registrati per esteso o per sunto documenti e minute di documenti, ovvero vengono effettuate trascrizioni, registrazioni e annotazioni costitutive dell'atto giuridico. Spesso si usa impropriamente I'espressione volume come sinonimo di registro.
Scarto
Operazione con cui si destina al macero parte della documentazione di un archivio prima del versamento nell'Archivio di Stato o nella Sezione storica dell'archivio di un ente pubblico. Manca in Italia una espressione specifica per indicare I'operazione di valutazione per lo scarto che, evidentemente, rappresenta il momento qualificante nella selezione dei documenti da destinare alla conservazione permanente (cfr. comunque Sorveglianza).
Serie
Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee, all'interno di un fondo archivistico. Può essere articolata in sottoserie.
Sorveglianza
Indica l'insieme delle funzioni relative alla valutazione per lo scarto dei documenti prodotti dalla pubblica amministrazione, alla preparazione dei versamenti e al controllo della corretta gestione degli archivi correnti degli uffici statali. Tali funzioni sono esercitate da apposite commissioni di sorveglianza istituite per tutti gli uffici centrali e periferici dello Stato e di cui e sempre membro di diritto un archivista di Stato.
Titolario
Quadro di classificazione articolato in categorie e eventualmente in ulteriori sotto-partizioni, in base al quale i documenti dell'archivio corrente vengono raggruppati secondo un ordine logico.
Tutela
Cfr. Vigilanza
Versamento
Operazione mediante la quale un ufficio centrale o periferico dello Stato trasferisce periodicamente la propria documentazione, non più occorrente alla trattazione degli affari, nel competente Archivio di Stato, previe operazioni di scarto. La legge prevede che debbano essere versati i documenti relativi agli affari esauriti da oltre un quarantennio, ma ove esista pericolo di dispersione o danneggiamento, gli Archivi di Stato possono accogliere anche documentazione più recente.
Vigilanza
Indica I'insieme delle funzioni attribuite alle Soprintendenze archivistiche relative alla tutela degli archivi degli enti pubblici, territoriali e non territoriali, e degli archivi privati, conservati di massima presso I'ente produttore o presso istituzioni culturali diverse dagli Archivi di Stato.
Vincolo archivistco
Nesso che collega in maniera logica e necessaria i documenti che compongono I'archivio di un ente.
Volume
Unita archivistica costituita di più fogli rilegati insieme. La parola attiene all'aspetto esterno dei documenti e distingue quelli che si presentano come unita rilegate rispetto a quelli sciolti conservati in buste. Di fatto la parola viene usata spesso come sinonimo di registro.
