Le sale di studio sono i locali, nei quali i documenti conservati negli Archivi di Stato vengono consultati dagli interessati, per ragioni di studio o per ragioni amministrative e private.
II servizio nelle predette sale e regolato da disposizioni contenute nel d.p.r. 30 sett. 1963, n. 1409, nel r.d. 2 ott. 1911, n. 1163 e nei regolamenti interni per le sale di studio in vigore presso ogni Archivio di Stato. Esse sono aperte al pubblico per non meno di cinque ore al giorno, la mattina di tutti i giorni feriali, e, negli Archivi più importanti, anche in ore pomeridiane in base alla rispettiva normativa interna.
L'osservanza delle regole stabilite per il servizio di dette sale è curata dal direttore della sala e dai suoi collaboratori (impiegati e commessi).
Per l'accesso, gratuito, alla sala di studio gli studiosi debbono presentare una domanda di ammissione al direttore dell'Archivio.
In essa — normalmente uno stampato già predisposto — gli studiosi indicano il nome e cognome, la nazionalità, la professione, la residenza, l'eventuale recapito nella città sede dell'Archivio, l'argomento e lo scopo (consultazione o pubblicazione) dello studio da effettuare, i dati di un documento di riconoscimento; infine, debbono sottoscrivere l'impegno di consegnare biblioteca dell'Archivio tre copie del loro lavoro, se pubblicato.
La domanda e valida per l'anno in corso e per un determinate argomento di studio.
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli riservati, per la consultazione del quali occorre l'autorizzazione del Ministro dell'lnterno.
In quest'ultimo caso e necessario che l'interessato inoltri al Ministero dell'interno domanda in carta semplice, ove si segnaleranno, oltre le generalita, la qualifica professionale, i titoli scientifici, l'argomento e lo scopo dello studio, ovvero gli elementi che possano mettere l'organo competente in grado di giudicare sull'opportunità di concedere l'autorizzazione.
E' soggetta all'autorizzazione la consultazione:
- dei documenti di carattere riservato, relativi alla politica estera o interna dello Stato, appartenenti agli ultimi cinquant'anni;
- dei documenti riservati, relativi a situazioni puramente private di persone, appartenenti agli ultimi settant'anni;
- dei documenti dei processi penali, dei quali la conclusione del processo sia avvenuta negli ultimi settant'anni.
II testo del documenti conservati negli Archivi di Stato può essere liberamente trascritto e pubblicato, mentre la riproduzione in fac-simile è soggetta ad autorizzazione, la cui richiesta, in carta da bollo, va presentata ai direttori degli Archivi.
Gli studiosi sono tenuti ad apporre giornalmente la firma ed altre eventuali indicazioni (es. nazionalita) in un apposito registro di presenza.
Per la ricerca del materiale archivistico relative al loro studio, gli studiosi possono avvalersi della Guida generale degli Archivi di Stato Itallani, degli strumenti di corredo del fondi archivistici (guide, inventari sommari ed analitici, rubriche, schedari) e, soprattutto, della consulenza dei funzionari archivistici.
Non esiste, infatti, negli Archivi una classificazione generale per soggetto, come avviene invece per le Biblioteche.
La ricerca deve essere condotta con l'iniziale individuazione dell'esistenza di rapporti tra l'oggetto dello studio e i fondi conservati nell'Archivio.
Selezionate le unita da consultare, gli studiosi ne fanno richiesta indicando sugli appositi moduli il proprio nome, la data, la segnatura archivistica (fondo, serie, numero di busta o registro, eventualmente fascicolo) per ciascun pezzo desiderato.
I pezzi vengono consegnati ai richiedenti nello stesso giorno della richiesta o nei giorni successivi.
Durante la visione dei documenti, gli studiosi debbono evitare ogni sia pur lieve danneggiamento ai medesimi. E proibito scrivere (anche a matita) sui documenti, provocarne lacerazioni, mettere in disordine il materiale, cambiando l'ordine delle carte non legate o dei fascicoli e sottofascicoli.
In sintesi gli studiosi sono tenuti a riconsegnare il materiale nelle condizioni in cui l'hanno ricevuto. Gli studiosi non ottemperanti a tali disposizioni, dopo essere stati diffidati, possono essere allontanati dalla sala di studio e, nei casi più gravi, possono essere esclusi, temporaneamente o definitivamente, dalle sale di studio di tutti gli Archivi, oltre che denunciati all'autorità giudiziaria per il risarcimento dei danni e le eventuali sanzioni penali.
Agli studiosi e consentito, oltre la lettura e la copia manuale dei documenti, l'uso di macchine da scrivere, di registratori, di macchine fotografiche, in locali a cio appositamente destinati dalla direzione dell'Archivio, purché sia evitato ogni pericolo di danneggiamento dei documenti.
Per i documenti grafici (piante e disegni) e consentita l'elaborazione di lucidi, salva l'integrità del materiale stesso.
Per l'uso di mezzi meccanici e per i lucidi, gli studiosi debbono chiedere l'autorizzazione del direttore dell'Archivio, con una domanda in carta semplice presentata al direttore della sala di studio.
Presso tutti gli Archivi gli studiosi possono avvalersi del servizio di fotoriproduzione (xerocopie, microcopie positive e negative, fotocopie) gestito da fotooperatori dell'amministrazione archivistica.
Per ottenere la fotoriproduzione del documenti, gli studiosi debbono compilare un apposite modulo di richiesta (stampato), su cui vengono indicati la segnatura archivistica del documenti da riprodurre e il mezzo tecnico di fotoriproduzione prescelto. Le tariffe relative sono fissate con decreto del ministro per i Beni culturali e ambientali (D.M. 8 aprile 1994).
Se la consultazione si protrae per più giorni, i pezzi restano a disposizione degli studiosi sui tavoli o in appositi scaffali di deposito.
Terminata la consultazione del singolo pezzo, esso deve essere collocate nel luogo (banco, carrello, scaffale) stabilito per la restituzione del documenti consultati.
Gli studiosi possono avere in visione, eccezionalmente, anche documenti conservati in Archivi diversi da quello frequentato, facendo richiesta alla direzione dell'Archivio, che la trasmette all'Ufficio centrale per l'autorizzazione.
In sala di studio gli studiosi possono consultare i libri della biblioteca dell'Archivio (che e una biblioteca d'istituto e non pubblica), avvalendosi di appositi moduli per la richiesta. Norme più dettagliate sono contenute nel regolamento interno della biblioteca di ogni Archivio.
Per la consultazione dei documenti a fini amministrativi e comunque non di studio, gli interessati debbono presentare una domanda di ammissione al direttore dell'Archivio: in carta semplice per la richiesta di visione dei documenti, in carta bollata per la richiesta di copia dei documenti.
In essa debbono essere indicati il nome e cognome, la residenza ed i documenti dei quali si richiede la consultazione.
A seguito dell'entrata in vigore della riforma tributaria e, in particolare, dei decreti nn. 641 e 642 del 26 ottobre 1972, disciplinanti rispettivamente le tasse sulle concessioni governative e le imposte di bollo, e su conforme parere tecnico del ministero delle Finanze, iI regime fiscale disposto dall'art. 29 del decreto n. 1409 del 1963 risulta cosl modificato (circolare UCBA n. 43/82 (9) del 19 aprile 1982):
Richieste di ricerca, ispezione e lettura di documenti, fatte per ragioni di studio e non di studio:
a) la richiesta non e assoggettata ad imposta di bollo;
b) non e necessario il nulla osta sulla richiesta nè il pagamento della tassa sulle
concessioni governative.
II regime esentativo si giustifica avuto riguardo alla circostanza che tali richieste non possono in nessun modo essere ricomprese nella tassativa elencazione di cui all'art. 5 della tariffa, allegato A annessa al decreto 26 ott. 1972, n. 642, ne sono dirette ad ottenere l'emanazione di un provvedimento amministrativo;
Richieste di copie o estratti di documenti, fatte per ragioni non di studio:
a) la richiesta e assoggettata all 'imposta di bollo nei modi e nella misura previsti dalla vigente normativa (art. 5 della tariffa citata e successive modificazioni e integrazioni);
b) non e necessario il nulla osta sulla richiesta nè il pagamento della tassa sulle concessioni governative;
Rilascio di copie o estratti di documenti per ragioni non di studio:
a) la copia o l'estratto va rilasciato in carta bollata con le attestazioni di cui all'art. 6 della tariffa allegato A annessa al decreto 642 del 1972;
b) nel caso in cui il rilascio avvenga mediante utilizzazione delle apparecchiature
fotografiche o fotomeccaniche, il tributo va corrisposto con applicazione di marca
da bollo. II richiedente è altresì tenuto a corrispondere le tariffe di fotoriproduzione all'uopo previste dal relative decreto ministeriale.
L'imposta di bollo deve essere applicata per ogni singolo documento. Si precisa inoltre, che, riguardo all'ipotesi sub a), vanno utilizzati piu fogli di carta bollata ove il documento non possa essere copiato nelle quattro facciate del primo foglio, e, riguardo all'ipotesi sub b), l'imposta va assolta ogni quattro copie fotostatiche per ogni singolo documento (art. 5 decreto n. 642 del 1972);
Effettuazione di copie di documenti per ragioni di studio:
L'attività di studio comporta spesso che l'utente richieda copie dei documenti oggetto del proprio specifico studio. Anche per soddisfare tali esigenze gli istituti archivistici sono stati forniti di apparecchiature fotografiche e fotomeccaniche, che offrono quindi allo studioso un servizio di grande utilità, complementare a quello della consultazione dei documenti offerto in sala studio.
L'effettuazione pertanto di copie mediante i procedimenti tecnici di cui sopra non può essere assoggettata ad alcun regime fiscale, ma al solo rimborso delle spese sostenute dall'amministrazione, fissate dal decreto ministeriale sulle tariffe per la fotoriproduzione di documenti. Tali copie semplici e informali non dovranno essere autenticate ne accompagnate da dichiarazioni o note ufficiali che possano in qualche modo sostituire l'autenticazione.
Sono fatte salve, riguardo all'imposta di bollo, le ipotesi sul caso d'uso, previsto dall'art. 2 d.p.r. n. 642/1972, nonché le esenzioni di cui alla tabella allegato B dello stesso decreto.
